www.nkrf.no » Kommunerevisoren.no » 2014 » Nr. 5

Søk

NKRF
Munkedamsveien 3B
Postboks 1417 Vika
0115 Oslo

Tlf: +47 23 23 97 00

post@nkrf.no

Hopp over seksjon - Til hovedinnhold - Topp

E-handel – hva er det og har det betydning for regnskapsrevisor?

Hovedrevisor Ann Karin Olander, Asker kommunerevisjon

Fra 1. januar 2015 pålegges kommuner og fylkeskommuner å motta fakturaer og kreditnotaer i siste versjon av elektronisk handelsformat (EHF).

Artikkelen tar utgangpunkt i et foredrag jeg hadde i forbindelse med NKRFs Fagtreff for regnskapsrevisorer høsten 2013. Bakgrunnen for innholdet i artikkelen er først og fremst informasjon innhentet gjennom kartlegging og revisjon i egen kommune, samtaler med revisorer fra andre kommuner og informasjon som ligger tilgjengelig på Direktoratet for forvaltning og IKT (DIFIs) side: www.anskaffelser.no

Innledning og bakgrunn

E-handel er egentlig ikke noe nytt. Det har eksistert i en årrekke allerede, men mitt inntrykk er at det likevel ikke har vært den mest alminnelige måten å gjøre innkjøp på. Over de siste 3-4 årene derimot har e-handel innen offentlig sektor blitt satt på dagsordenen. Daværende regjering ønsket en effektivisering av offentlig sektor gjennom bruk av digitale løsninger. Fom. 1. juli 2011 ble statlige virksomheter pålagt å kunne motta e-fakturaer og e-kreditnotaer. Fom. 1. juli 2012 ble det krav om at alle innkjøpsavtaler inngått av statlige virksomheter skulle forplikte leverandører til å utstede e-faktura og e-kreditnotaer ved kjøp av varer og tjenester. Kommunaldepartementet anbefalte også kommunene å tilpasse seg regelverket for statlige virksomheter. Fom 1. januar 2015 pålegges kommuner og fylkeskommuner å motta fakturaer og kreditnotaer i siste versjon av elektronisk handelsformat (EHF), jf. §§ 10 og 12 i Forskrift om IT-standarder i offentlig forvaltning.

Ann Karin Olander er registrert revisor (BI 1987) og har høyere revisor studium fra NHH (1993). Hun har vært ansatt i Asker Kommunerevisjon som hovedrevisor innenfor regnskapsrevisjon siden 15. september 2008 og har før det mangeårig variert revisjonspraksis fra privat sektor.

DIFI fikk mandatet og oppgaven med å tilrettelegge for å ta i bruk e-handel i offentlig sektor. I DIFIs regi har dette resultert i en e-handelsplattform med standardisert og strukturert dataformat og datautveksling mellom handelspartene. Standardformatet og den elektroniske prosessen er harmonisert med Europeisk standardiseringsarbeid. DIFI peker selv på ønskelige positive effekter av e-handel:

Bedre oppfølging av innkjøp, besparelser, bedret effektivitet og ressursutnyttelse, mindre papirbruk, bedre ettersporbarhet og transparens.

Hva er e-handel?

ISA 315 Identifisering og vurdering av risikoene for vesentlig feilinformasjon gjennom forståelse av enheten og dens omgivelser stiller krav til at revisor setter seg inn i revisjonsoppdraget og de systemer som påvirker regnskapsrapporteringen. Således kreves en forståelse av hva e-handel er for å kunne utarbeide adekvate revisjonshandlinger. Det er nødvendig å begrense detaljbeskrivelsen av e-handel noe i denne artikkelen. Det gis heller ingen beskrivelse av e-handelsprosesser på leverandørenes side.

Således kreves en forståelse av hva e-handel er for å kunne utarbeide adekvate revisjonshandlinger.

For å kunne oppnå de ønskede effektene av e-handel var det naturlig å integrere ordreprosessen, varemottaksprosessen, fakturamatching og betaling til leverandør. DIFI har derfor hatt ansvaret for å utvikle elektroniske prosesser og standardisert formater som favner alle leddene.

  1. E-katalog: Varer og tjenester er gjort tilgjengelig på IBX-katalogen for de leverandører som staten, kommunen eller fylkeskommunen har rammeavtaler med og som støtter e-handel. Det er leverandørene som publiserer og vedlikeholder katalogene, men det er laget prosesser for elektronisk godkjenning av katalog av avtaleansvarlig hos kunden (offentlig sektor).
     
  2. E-ordre: På bakgrunn av behov gjøres bestilling av varer/tjenester. Den som har delegert fullmakt og nødvendige tilganger (innkjøper) bestiller på IBX-katalogen. Alternativt foretas fritekstbestillinger, dvs. bestilling fra øvrig sortiment hos «rammeleverandør», eller innkjøp ved hjelp av elektronisk rekvisisjon (enkeltkjøp) iht. innkjøpsreglement og lov om offentlig anskaffelser. Ordren tildeles en identifikasjonskode (ordrenummer) som identifiserer innkjøperen og tilhørighet i organisasjonen. Innkjøper påfører kontostreng og mva-kode før ordren sendes videre til godkjenning av anviser. Alle innkjøpere er tilknyttet en anviser og dette ligger registrert i en fullmaktsmatrise i økonomisystemet. Anviser kontrollerer at anskaffelsen synes relevant for driften, at det er budsjettmessig dekning og at anskaffelsen synes økonomisk rimelig før ordren sendes elektronisk videre til leverandør. Ordrene som blir oversendt til leverandøren blir liggende «på vent» inntil varemottak registreres og e-faktura matches (se trinn 4 og 5).

    Av praktiske årsaker og forhåpentligvis tuftet på en risikovurdering kan innkjøpsreglementet hos den enkelte kommune sette beløpsgrenser for hvor små ordre som må forhåndsgodkjennes av anviser. Jeg har sett eksempler på grenser på både kr 3 000 og kr 10 000.
     
  3. Fysisk varemottak/kontroll mot fysisk pakkseddel: Dette kan i utgangspunktet gjøres av andre enn innkjøper, forutsatt at det kontrolleres at mottatte varer er i tråd med pakkseddel og pakkseddel overleveres til innkjøper. Hvis det er mest effektivt at innkjøper gjør den fysiske kontrollen, kan kontrollen kombineres med registrering av varemottak/e-pakkseddel (se trinn 4).
     
  4. Registrering av e-varemottak/e-pakkseddel: Når varene er mottatt, må varemottaket registreres elektronisk. Mottatte varer «hukes av» mot varelinjene på ordren. Hvis man ikke mottar alle bestilte varer, gjenstår en rest på ordren. Dette vil være grunnlag for en senere forsendelse. Resterende varer «hukes av» først når de er levert. Hvis det er kommet varer som ikke er bestilt, vil man få et avvik (kan ikke matche varene mot ordren). Varene sendes i retur. Hvis erstatningsvare er mottatt (f.eks. lysebrune istedenfor lysegrå pappbegre) og dette aksepteres av bestiller, må ordren korrigeres med riktig artikkel, pris, antall.

    En e-faktura kan ikke matches før varemottak er registrert elektronisk.
     
  5. E-faktura og e-kreditnota: Elektronisk faktura mottas fra leverandør. Den vil ha henvisning til ordrenummeret og kan på basis av dette hente opp riktig ordre/varemottak. Hvis det ikke fremkommer avvik mellom varelinjer på faktura og registrert varemottak (artikkel, pris, kvantum, e.l.), blir faktura godkjent automatisk og bokført i tråd med kontering og mva-koding som ble gjort på ordreregistreringstidspunktet. Hvis det er avvik mellom registrert varemottak og e-faktura, får innkjøper melding om dette og må ta stilling til avviksbehandling. Ved større avvik må leverandør kontaktes. Det utstedes kreditnota og ny faktura. Det er mulig å legge inn en beløpsmessig grense for aksept av mindre avvik, f.eks. tilsvarende et fakturagebyr. Fakturaer med avvik under beløpsgrensen blir automatisk godkjent og avviket blir automatisk bokført.
     
  6. Betaling av faktura: Bokførte e-fakturaer betales iht. samme rutine som øvrige fakturaer, enten iht. remitteringsforslag basert på forfallsdato fra økonomisystemet eller manuell behandling av enkeltfakturaer.

Grunnpilarer for e-handel

Elektronisk handelsformat (EHF) er et standardisert format som effektiviserer digital samhandling. Både kjøper og selger bruker samme format som er kjent og åpent.

For å kunne foreta e-handel må både kunder (staten, fylkeskommuner, kommuner) og leverandører ha et økonomisystem som kan sende og motta elektroniske handelsdokumenter i EHF. For mindre leverandører finnes det web-baserte løsninger for å produsere e-faktura uten at dette er knyttet til leverandørens økonomissystem.

Kunder og leverandører må være registrert i elektronisk mottakeradresseregister (ELMA). Enhetene som registreres i ELMA identifiseres gjennom sitt organisasjonsnummer. I ELMA er det registrert hvilke dokumenter som kan mottas i EHF-format og hvilket aksesspunkt (se under) enheten benytter for å sende/motta EHF-dokumenter. Aksesspunktene har ansvar for kontinuerlig oppdatering av informasjon knyttet til den enkelte kunde og leverandør som er registrert i ELMA.

Den enkelte kunde og leverandør må inngå avtale om overføring av EHF-dokumenter med et aksesspunkt. Et aksesspunkt fungerer som en «elektronisk budbil» som sørger for å sende EHF-filen mottatt fra avsender til mottakers aksesspunkt. For å finne riktig «adresse» gjøres et informasjonssøk i ELMA. Aksesspunktet kan f.eks. være en økonomisystemleverandør eller en bank. DIFI administrerer godkjenning av aksesspunktene.

Betydning for regnskapsrevisjon

Om innkjøpene gjøres som e-handel eller manuell handel, så skal de rapporteres likt i regnskapet. Innkjøpsfakturaene påvirker utgiftssiden i drifts- eller investeringsregnskapet, mva-behandling (-kompensasjon eller -fradrag) og balansesiden (leverandørgjeld, evt. eiendeler). Revisjonsmålsetningene om gyldige innkjøp, bokføring på riktig art og tjeneste, korrekt mva-behandling samt fullstendig registrering av forpliktelser vil være uforandret selv om kommunen eller fylkeskommunen tar i bruk e-handel, helt eller delvis.

Men har kommunen eller fylkeskommunen tatt i bruk alle trinnene? Det må revisor kartlegge.

Under avsnittet om «Hva er e-handel?» er det beskrevet 6 trinn i en fullintegrert e-handelsrutine. Men har kommunen eller fylkeskommunen tatt i bruk alle trinnene? Det må revisor kartlegge. Hvis alle trinnene er tatt i bruk, ligger det en del kontroller i bunnen som revisor kan teste og eventuelt bygge på ved sin revisjon.

  1. Skjer bestillingene elektronisk slik at det genereres elektronisk ordre med ordrenummer som referanse?
  2. Registreres varemottak mot elektronisk ordre?
  3. Mottas e-fakturaer for mottatte varer?
  4. Har man tatt i bruk matching og automatisk bokføring av e-fakturaer?

Prekvalifisering av e-katalogene:
Før e-katalogene publiseres på markedsplassen for e-handel, må de godkjennes av avtaleansvarlig hos kommunen eller fylkeskommunen. Gyldighetskontroll forutsetter at varesortimentet, priser, leveringsbetingelser, osv. kontrolleres mot underliggende rammeavtale. Kontrollen sikrer større grad av lojalitet mot rammeavtalene og at innkjøper handler riktige produkter til riktige priser. Dette ivaretas selv om man ikke har innført fullintegrert e-handel. Revisor må imidlertid være klar over at for innkjøp fra leverandørens øvrige sortiment (som ikke omfattes av rammeavtalen) eller enkeltkjøp på rekvisisjon, så skal regler om offentlige anskaffelser og kommunens innkjøpsreglement følges.

Delegert myndighet og tilgang til e-handel:
På samme måte som for skannede fakturaer, må det være etablert en rutine for å tildele myndighet og tilgang til innkjøper- og anviserrollen i forbindelse med e-handel. I egen kommune har man valgt å knytte tilgang til innkjøpsmodulen også opp mot obligatorisk opplæring i e-handel, regnskap og mva-behandling.

For revisor kan det være aktuelt å ta ut rapport som viser registrerte roller i innkjøpsmodulen og kontrollere et utvalg av disse mot underliggende dokumentasjon/skjemaer. En bør ha blikk for eventuelle uheldige rollekoblinger. Test av generelle IT-kontroller rundt tilgang og tilbakekalling av tilgang til systemer vil også underbygge legitimiteten til de som har delegert myndighet og tilgang til e-handel.

Forhåndsgodkjenning av e-ordre av anviser:
Ved en 2-trinns godkjenning av innkjøp på ordretidspunktet, gis anviser en reell mulighet til å stoppe eventuelle innkjøp som ikke er relevant for driften (mislighetsforebyggende) eller som det mangler budsjettmessig inndekning for. Revisor bør imidlertid kartlegge om det er satt beløpsmessig grense for småinnkjøp som ikke skal forhåndsgodkjennes av anviser. Det er mulig å etablere automatisk periodisk rapportering av innkjøp under beløpsgrensen som viser hvilke leverandører, beløp, antall bestillinger, hvilken innkjøper som har bestilt, osv. Anviser må kvittere i systemet for at rapporten er lest for å kunne jobbe videre.

Elektroniske ordre:
For hver elektroniske innkjøpsordre genereres et unikt ordrenummer. Bruk av fast bestillernummer vil utgå. Dette reduserer mislighetsrisiko for uautoriserte og eventuelt ugyldige innkjøp ved at noen «låner» bestillingsnummeret. Ordrenummeret vil identifisere innkjøper, ansvar og tjeneste som vedkommende kjøper inn for. Faktura og eventuelle kreditnotaer vil ha referanse til ordrenummer. Deler av kontostrengen vil allerede være definert som følge av innkjøperens tilhørighet i organisasjonen. Kontering av innkjøpsordren stiller samme krav til innkjøperens regnskapskompetanse og kunnskap om mva-kompensasjon og -fradrag som før. Forskjellen er at kontering skjer forut for vare- og fakturamottaket.

Matching av e-faktura mot e-ordre/varemottak:
Revisor bør kartlegge om matching er tatt i bruk for alle leverandører eller bare utvalgte leverandører. Hvis matching er tatt i bruk, vil systemet ved mottak av e-faktura og e-kreditnota, søke etter ordre/registrerte varemottak med tilsvarende ordrenummer for å kunne matche faktura. Hvis alle varelinjene på ordren/varemottaket blir matchet mot en faktura, vil ordren/varemottaket være ferdigbehandlet. Den kan således ikke matches mot en ny faktura. Den automatiske kontrollen sikrer at bare gyldige fakturaer blir bokført og betalt. Kontrollen avverger også risiko for dobbeltregistrering hvis det utilsiktet eller tilsiktet skulle bli sendt to fakturaer for samme innkjøp.

Revisor bør kartlegge om det er etablert beløpsgrenser for hvor store avvik som automatisk godtas.

Dersom det ikke er avvik eller avvik mellom e-faktura og registrert varemottak eller avvik er ubetydelige, vil faktura automatisk bokføres i samsvar med kontering på ordren. Hvis man ikke benytter matching av faktura mot ordre/varemottak, sendes faktura «på flyt» for attestasjon og anvisning, og kontering påføres ved fakturagodkjenning. Revisor bør kartlegge om det er etablert beløpsgrenser for hvor store avvik som automatisk godtas. Det er mulig å få ut rapporter over automatisk godkjente avvik for å vurdere omfanget og betydningen av slike.

Ved betydelige avvik ved matchingen, vil innkjøper få elektronisk melding om avvik. Hvis avviket aksepteres, må både innkjøper påføre konteringsstreng og godkjenne og i tillegg må anviser godkjenne. Avvik som ikke godkjennes avklares med leverandør. E-kreditnota sendes for hele den opprinnelige e-fakturaen, og utlignes i økonomisystemet. Ny e-faktura sendes og matches mot ordren/varemottaket.

Elektronisk handelsformat (EHF) sikrer tilstrekkelig informasjon på e-faktura:
Når e-faktura lages i EHF, er det krav om at spesifikke opplysninger skal legges i 30 obligatoriske felt i formatet. De obligatoriske feltene er sammenfallende med formelle krav i bokføringsloven med tilhørende forskrift.

Litt til å gruble over …

E-fakturaer kommer med nettobeløp, dvs. at i økonomisystemet må mva legges til og deretter må det kodes om mva er kompensasjonsberettiget, fradragsberettiget eller ingen av delene. Revisor bør kartlegge om det er innført nye mva-koder og vurdere testing av om disse håndteres korrekt.

Bokføring av e-faktura kan skje på varelinjenivå dersom matching mot ordre/varemottak skjer på varelinjenivå. Dette gir en rekke ekstra posteringer pr. kontoart, og revisors kontroll av fullstendig registrering av fakturatotal synes å bli mer tungvinn.

DIFI er administrator og tilrettelegger for bruk av e-handelsplattformen. Hvilke kontroller er etablert hos DIFI og aksesspunktene for å ivareta driftssikkerheten av e-handels-plattformen? På hvilken måte er e-handelsdokumentene eller opplysninger lagret i ELMA sikret mot ufullstendig overføring, ødeleggelse, manipulasjon eller at informasjon fra disse kommer på avveie? Iht. ISA 402 Særlige hensyn ved revisjon av en enhet som bruker en serviceorganisasjon bør revisor vurdere å lese avtaler eller innhente informasjon, alternativt rapporter fra DIFI og aksesspunktene, for å forstå hvordan leverte tjenester og internkontroll rundt disse påvirker regnskapsrapporteringen for kommunen/fylkeskommunen.

Utvikling i mengden av EHF-fakturaer

Statistikker som er publisert på www.anskaffelser.no viser en nesten firedobling av antall e-fakturaer fra juni 2013 til mai 2014. DIFI har prognoser for en ytterligere dobling i antall e-fakturaer ut 2014.


Kommunerevisoren nr. 5/2014 - 69. årg.

Til toppen av siden

Topp