www.nkrf.no » Kommunerevisoren.no » 2016 » Nr. 6

Søk

NKRF
Munkedamsveien 3B
Postboks 1417 Vika
0115 Oslo

Tlf: +47 23 23 97 00

post@nkrf.no

Hopp over seksjon - Til hovedinnhold - Topp

Kommunereform – sjekkliste for revisor, kontrollutvalg og sekretariat

Orrvar Dalby, daglig leder, Vestfold Interkommunale Kontrollutvalgssekretariat (VIKS)

Styret i NKRF satte våren 2015 ned ei prosjektgruppe for å forberede kontrollutvalgssekretariat og revisjonsenhetene på den forestående kommunereformen.

Målet for prosjektet var å utarbeide en sjekkliste over forhold som kommunene bør være oppmerksomme på i forbindelse med kommunereformen. I erkjennelsen av at vi lever i en stadig sterkere konkurransesituasjon, var det en ambisjon å utvikle verktøy som gjør at kontrollutvalgssekretariat og revisjonsenheter kan oppleves som en konstruktiv og kompetent ressurs av de kommuner som skal gjennom en sammenslåingsprosess.

Prosjektgruppa har bestått av:

- Orrvar Dalby, Vestfold Interkommunale Kontrollutvalgssekretariat, leder
- Irene Loka, Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS
- Anders Svarholt, Østfold Kommunerevisjon IKS
- Ole Kristian Rogndokken, NKRF

Prosjektrapport

Prosjektgruppas rapport ble ferdigstilt våren 2016 og presentert på NKRFs fagkonferanse i juni.

Orrvar Dalby er utdannet jurist og kommunalkandidat. Han har jobbet mer enn 30 år i kommunesektoren, bl.a. som rådmann i Hurum og Lier. Han har tidligere vært utenlandssjef i Redd Barna og Norsk Folkehjelp og har vært daglig leder i Vestfold Interkommunale Kontrollutvalgssekretariat (VIKS) fra januar 2014.

Rapporten fokuserer hovedsakelig på problemstillinger som ikke er direkte løst i lov, rundskriv eller veiledninger. Enkelte av disse problemstillingene vil bli presentert nærmere nedenfor. I tillegg er det utarbeidet en egen delrapport om risikoområder i en sammenslåingsprosess og en egen «dreiebok» med en detaljert sjekkliste i forbindelse med avslutning av kommuneregnskap i forbindelse med kommunesammenslåing. Prosjektrapporten med vedlegg er tilgjengelig på NKRFs hjemmesider.

Omfanget av kommunereformen

Kommunereformen har så langt ikke blitt den store reformen som den ble lansert som. Med dette som bakteppe, er det nok enkelte som spør seg om hvor relevant en slik sjekkliste vil være. Selv om det pr. i dag ser ut til å bli kun ca. 35 færre kommuner, er ca. 80 norske kommuner involvert i konkrete sammenslåingsprosesser. Det betyr at svært mange kontrollutvalgssekretariat og revisjonsselskaper vil ha kommuner i sin portefølje som er eller blir direkte berørt. Det er vel ikke helt urimelig å anta at det vil komme flere prosesser i kjølvannet av de som pågår nå.

Noen hovedpunkter i rapporten

Rapporten gjør rede for det lovmessige grunnlaget for kommunesammenslåinger og har henvisninger til forarbeider og aktuelle rundskriv og veiledninger.

a) Inndelingslova av 15. juni 2001 nr. 70 og forarbeidene til denne (Ot.prp. nr. 41 (2000-2001) setter de lovmessige rammene for kommunesammenslåingsprosessen. En rekke problemstillinger er imidlertid ikke avklart i loven. Dette er et bevisst valg fra lovgivers side som ønsker at slike spørsmål drøftes og avklares mellom kommunene. Dette tilsier at det er et stort rom for kommunene til å finne praktiske løsninger, så lenge de ikke strider mot loven eller dens formål.

En rekke problemstillinger er imidlertid ikke avklart i loven. Dette er et bevisst valg fra lovgivers side ...

b) Fellesnemndas juridiske og organisatoriske status. Myndighet. Inndelingslova § 26

Når det er gjort vedtak om sammenslåing av to eller flere kommuner, skal det opprettes ei fellesnemnd til å forberede og gjennomføre sammenslutningen. Spørsmålet om fellesnemndas juridiske status har vært forelagt Kommunal- og moderniseringsdepartementet og basert på dette er følgende forståelse lagt til grunn:

Fellesnemnda er ikke å anse som en egen juridisk enhet, men et kommunalt organ opprettet i medhold av delingsloven. Det innebærer f.eks. at fellesnemnda ikke har eget organisasjonsnummer. Fellesnemnda har mange trekk av interkommunalt samarbeid iht. Kommuneloven § 27, men er ikke definert som dette.

Fellesnemnda kan få delegert myndighet til å avklare både framtidige revisjons- og sekretariatløsninger for den nye kommunen.

Fellesnemnda har den myndighet som er definert i lovens § 26, samt den myndighet kommunestyrene velger å delegere til nemnda. Dette varierer litt fra prosess til prosess. Fellesnemnda kan få delegert myndighet til å avklare både framtidige revisjons- og sekretariatløsninger for den nye kommunen. For å unngå flere behandlinger i de berørte kommunestyrer, er det absolutt hensiktsmessig at denne delegasjonen vedtas i forbindelse med etableringen av fellesnemnda.

c) Kontrollutvalgets funksjonstid

Prosjektgruppa har fått flere spørsmål om kontrollutvalgets funksjonstid. Det følger indirekte av bestemmelsen i Inndelingsloven at kontrollutvalgene i de kommunene som skal slå seg sammen, fungerer fram til ny kommune er etablert. Inndelingsloven har ikke hjemmel for å etablere felles kontrollutvalg i perioden fram til ny kommune er etablert.

d) Valg av revisjons- og sekretariatløsninger

I prosjektrapporten er det gjort detaljert rede for prosessen med valg av revisor til fellesnemnda og valg av revisjons- og sekretariatløsning for den nye kommunen. Dette er problemstillinger som ikke har så stor relevans dersom de kommuner som slår seg sammen har samme løsning i forkant av sammenslåingen. Dette bildet er imidlertid mer komplisert når kommunene har forskjellige løsninger.

Normalt føres regnskapet for fellesnemnda av en av de berørte kommunene. Den praktiske løsningen vil da være at regnskapsførende kommunes revisor også velges som revisor for fellesnemnda.

Den praktiske løsningen vil da være at regnskapsførende kommunes revisor også velges som revisor for fellesnemnda.

Ved valg av revisor og sekretariat for den nye kommunen skal kontrollutvalgene avgi innstilling. Inndelingsloven sier imidlertid ikke noe uttrykkelig om dette når det gjelder valg av revisor for fellesnemnda. Det er prosjektgruppas anbefaling at kontrollutvalgene også her avgir innstilling til kommunestyrene.

e) Risikoområder i en sammenslåingsprosess – vurdering av internkontroll

I en kommunesammenslåingsprosess er det mange forhold som må avklares og tidsrammene er ofte stramme. Det ble derfor satt ned en egen arbeidsgruppe for å vurdere hvilke forhold som må være på plass fra dag en i en ny kommune. Arbeidsgruppa har bl.a. trukket på erfaringene så langt med etableringen av nye Sandefjord kommune. Ambisjonen var ikke å avgi en omfattende rapport eller veileder, men å peke på viktige områder som må gis oppmerksomhet.

Konklusjonen kan oppsummeres slik:

For å lykkes må man ha bevissthet og kunnskap om rekkefølge og avhengigheter, vilje til å prioritere det viktigste- og evnen til å utsette beslutninger og arbeid som kan vente!

f) Dreiebok – Årsoppgjør med fokus på kommunesammenslåing

Etter inspirasjon fra våre kolleger i Danmark som var igjennom en stor prosess med kommunesammenslåinger for noen år siden, er det utviklet et redskap til bruk for revisor ved avslutning av kommuneregnskap i forbindelse med kommunesammenslåing.

«Nedpakking» av et regnskap og sammenslåing av flere regnskap er en omstendelig og tidkrevende prosess.

«Nedpakking» av et regnskap og sammenslåing av flere regnskap er en omstendelig og tidkrevende prosess. Utarbeidelsen av Dreieboka har derfor vært et omfattende arbeid og har vært utført av Kommunerevisjon Vest, Vest-Agder IKS.

Dreieboka omhandler handlinger knyttet til alle delene av regnskapet på kapittelnivå i KOSTRA.

Prosjektgruppa tror dette vil være et spesielt nyttig verktøy, men det presiseres at dreieboka kun er en veiledning og et supplement til gjeldende standarder.

Avslutning

Problemstillingene som dukker opp er relativt like når det gjelder både kommunereformen og regionreformen.

I Vestfold er samtlige kommuner bortsett fra Horten, i gang med sammenslåingsprosesser og nye Sandefjord som den første kommunen, vil være på lufta fra 1. januar 2017. Nord Trøndelag og Sør-Trøndelag er først ute når det gjelder regionreformen. Problemstillingene som dukker opp er relativt like når det gjelder både kommunereformen og regionreformen. I kjølvannet av reformene dukker det også opp krav om grensereguleringer. Disse prosessene reiser en rekke nye spørsmål som ikke er omhandlet i rapporten.


Kommunerevisoren nr. 6/2016 - 71. årg.

Til toppen av siden

Topp