www.nkrf.no » Kommunerevisoren.no » 2016 » Nr. 6

Søk

NKRF
Haakon VIIs gt. 9
Postboks 1417 Vika
0161 Oslo

Tlf: +47 23 23 97 00

post@nkrf.no

Hopp over seksjon - Til hovedinnhold - Topp

Digitalisering, effektivisering og revisors kompetanse – utfordringer sett fra Oslo

Lars Normann Mikkelsen, avdelingsdirektør og oppdragsansvarlig for forvaltningsrevisjon, Oslo kommune - Kommunerevisjonen

Forvaltningsrevisjonen står overfor noen utfordringer som vi må løse for å gjøre oss tilliten verdig også om fem år. Det er artikkelens1 fokus og budskap.

Jeg vil først kortfattet minne om at effektivisering kan bety så mangt. Så vil jeg ta for meg noen velkjente utfordringer som vil bestå i et effektivitetsperspektiv uavhengig av ytterligere digitalisering. Deretter kommer jeg til noen nye utfordringer og til sist spørsmålet om vi klarer å håndtere de utfordringene vi står overfor.

Hva betyr effektivisering av revisjonen?

Artikkelen bygger det premiss at digitalisering ikke vil føre til automatisering av kontroller som gjør forvaltningsrevisjon overflødig. For det første er datasystemene per i dag for mange og for forskjellige til at det lar seg gjøre å automatisere i stor stil. For det andre kan økt automatisering åpne for nye analyser og ny innsikt, noe som kan stimulere etterspørselen etter forvaltningsrevisjon.

Lars Normann Mikkelsen er magister i sosiologi og har jobbet med forvaltningsrevisjon i Oslo kommune siden 1996, de siste årene som avdelingsdirektør og oppdragsansvarlig.

Digitalisering trenger derfor ikke bety mindre ressursbruk i forvaltningsrevisjon. Vi kan tenke oss at nye muligheter for – eller økt betydning av – revisjon som følge digitalisering, kan øke kontrollutvalgs appetitt på revisjon. Det kan f.eks. bli en følge av at nye metode-/revisjonsverktøy åpner for analyse av langt større og mer sammensatte datamengder enn tidligere, slik at det blir mulig å besvare hittil ubesvarte spørsmål i kjernen av forvaltningsrevisjonsoppdraget.

Digitalisering trenger derfor ikke bety mindre ressursbruk i forvaltningsrevisjon.

Tabell 1 (t.v.) viser tre av de mange mønstrene som alle kan bety effektivisering av revisjonen målt ved forholdet mellom på den ene side ressursbruk og på den annen side resultat i form av omfang, kvalitet og leveringspresisjon (hvorvidt rapporter leveres til avtalt tid).

Hvis økt ressursbruk fører til forbedringer mht. omfang, kvalitet eller leveringspresisjon som mer enn oppveier økningen i ressursbruk, er det en effektivisering. Og tilsvarende kan mindre omfang, lavere kvalitet eller lavere leveringspresisjon også være uttrykk for effektivisering hvis ressursbruken er redusert relativt sett mer enn svekkelsen av resultatet isolert sett tilsier. Men vanligvis tenker vi jo at effektivisering betyr å levere mer eller bedre resultat (og effekter av det) enn før, eller i alle fall like mye eller like bra som før, men med samme eller lavere ressursbruk.

Noen eksempler på gamle utfordringer som fortsatt vil være viktige

Rekruttering er krevende. Gode rekrutteringsprosesser er og vil fortsatt være av stor betydning. Lykkes man, kan de gi positive effekter i mange år. Rekruttering av tilstrekkelig spiss kompetanse knyttet til digitalisering kan bli nødvendig, men vanskelig pga. knapphet i arbeidsmarkedet, – og kanskje tiltakende vanskelig for de av oss som er ledere med mye av skoleringen vår fra en annen og mindre digitalisert tidsalder?

Både nye og gamle ansatte trenger god opplæring i eller utenfor egen virksomhet.

Både nye og gamle ansatte trenger god opplæring i eller utenfor egen virksomhet.

Virksomheten må ha tilstrekkelig god organisering, ledelse og styring, herunder arbeidsdeling vertikalt og ikke minst – horisontalt. Vi må ha – og videreutvikle – spesialister på viktige kompetanseområder som digitalisering. Dette er og blir en viktig ledelsesutfordring.

Vi må gjenbruke egne og andres undersøkelsesopplegg i større grad.

Både behovet for å være på den helt sikre siden og faglig interesse for teamet kan medføre at det samles inn og verifiseres fler revisjonsbevis per kontrollpunkt/spørsmål enn det som strengt tatt er nødvendig. Hvis man i tillegg velger å sitte med gjenparter av all vesentlig dokumentasjon som allerede finnes i revisjonsobjektets arkiv, gir det økte kostnader.

Det er antagelig fortsatt en god del å spare ved å holde oss til oppdraget fra kontrollutvalget og unngå å undersøke flere kontrollpunkter/spørsmål enn nødvendig. Forvaltningsrevisor kan i løpet av et prosjekt bli utsatt for flere fristelser som ikke er del av oppdraget. Det kan være viktige, spennende og faglig utfordrende spørsmål av mange slag. Det gjelder da å holde seg på den smale sti, dvs. holde seg til oppdraget fra kontrollutvalget, men mindre det er uforutsette spørsmål av vesentlig betydning for oppdraget.

Økt digitalisering medfører at enda mer arbeid kan utføres på egen kontorpult. Men hvis vi ikke kommer oss ut i felten, dvs. ut til revisjonsobjektet, går vi glipp av mye som kan være av stor betydning for kvaliteten på og resultatet av revisjonen. Når vi flytter kontoret ut i felten for en litt lengre tidsperiode, kan vi bl.a. gi mer informasjon om undersøkelsens formål og innretting og få ekstra informasjon gjennom alt vi ser og alle mindre og større samtaler vi får med de som jobber der. Daglig kontakt over et tidsrom kan dessuten øke tilliten til og respekten for revisors arbeid blant de som i neste omgang skal forbedre det vi har revidert (hvis det er behov for det). Det er grunn til å tro at det kan virke positivt på forbedringsarbeidet etter fullført revisjon.

Mange av de dataene revisor trenger, finnes i elektroniske fag- eller sektorsystemer hos den reviderte. Da er det viktig at revisor kan benytte disse fagsystemene. Det beste er at vi har kompetanse og får tilganger som gjør at vi selv kan hente det vi trenger direkte. Hvis ikke, blir vi avhengig av andres uttrekk og rapporter. I Oslo har vi de senere årene i økende grad benyttet systemene selv, men vi kan fortsatt bli bedre til det.

Det kan være arbeidsbesparende å basere seg på arkivet hos den vi reviderer. Vi kan da redusere kostnader til import, journalføring og arkivering på revisors hånd, men må i større grad lage notater og arkivere disse. I en del tilfeller er relevante deler av den revidertes arkiv dessverre ikke i en slik forfatning at dette er problemfritt.

Bruk av elektronisk kildemateriale og databehandling åpner for betydelig reduksjon i ressursbruken sammenlignet med tidligere. Men enkelte henger fortsatt igjen i mønstre hvor en del skrives ut og bearbeides manuelt. Selv så enkle og arbeidsbesparende grep som «Spor endringer», «Navigasjonsrute» og «Del» benyttes ikke konsekvent av alle. Og i virksomhetene vi reviderer kan fortsatt arkiv og andre datakilder være delvis papirbasert.  Da får vi merarbeid med å sortere papirbasert og elektronisk lagret som kan være både overlappende og komplementært, og med å skanne inn det papirbaserte for videre analyse i våre egne systemer.

For en del er det naturlig å ferdigstille faktabeskrivelsen og verifisere denne, samt gjennomføre dataanalyse som en del av rapportskrivingen. Når rapporten er omfangsrik, er det en kostnadskrevende arbeidsmåte som vi ytterligere må redusere bruken av. Ved å bruke elektroniske analyseverktøy som f.eks. Nvivo som etter hvert har blitt et meget kraftig verktøy, eller velkjente metoder som stikkordsbaserte disposisjoner, matriser og diagrammer, er det mulig å redusere ressursbruken vesentlig. Vi må altså i enda større grad faktaverifisere og analysere oss ferdige før vi skriver ut rapporten.

Vi skriver i hovedsak rapporter som er fra 30–50 sider. I tillegg benytter vi ofte vedlegg, en del ganger er de omfattende. I en del tilfeller kunne kortere rapporter fungert like godt eller bedre. På dette området er det som før utfordringer knyttet til det å klare å kutte ut tekst som det er brukt en del tid på å foredle, men som vi egentlig ikke trenger. Vi kan også bli flinkere til unngå å skrive faktabeskrivelser som gjør detaljert rede for kilde- og metodetriangulering når fakta er godt bevist. I slike situasjoner kan vi i større grad bare fastslå fakta og for øvrig lene oss på metodevedlegget. Men vi nøyer oss likevel ikke alltid med det. Det er imidlertid først når det kan stilles spørsmålstegn ved fakta at det blir viktig å vise fram hva vi bygger på mer detaljert.

Noen eksempler på nye utfordringer, og gamle som blir enda viktigere

Kunnskap om IT og IT-revisjon må i større utstrekning besittes av alle forvaltningsrevisorer og IKT-rettede kontrollhandlinger må integreres i alle revisjoner hvor det er relevant, og det er mange. Vi er gode på interkontroll og revisjon av den. Det må vi ta med oss og bygge videre på når vi i stadig større grad må ta stilling til revidertes bruk av IKT i myndighetsutøvelse og tjenesteproduksjon. Samtidig må vi være forberedt på å tilpasse oss og utnytte effektene av automatisering der det er relevant.

Kunnskap om IT og IT-revisjon må i større utstrekning besittes av alle forvaltningsrevisorer og IKT-rettede kontrollhandlinger må integreres i alle revisjoner hvor det er relevant, og det er mange.

Informasjonssikkerhet er ett viktig stikkord når vi skal vurdere og eventuelt gjennomføre IKT-rettede kontrollhandlinger. Informasjonssikkerhet handler om å sikre at informasjonen er hemmelig for uautoriserte brukere (konfidensialitet), at den er korrekt og pålitelig (integritet), og at den er tilgjengelig når man trenger den (tilgjengelighet). Vi vil typisk undersøke områder som organisering av sikkerhetsarbeidet, risikovurdering og -håndtering, tilgangsstyring og endringshåndtering. Vi har gjennomført en rekke revisjoner av informasjonssikkerhet, dels med fokus på kritisk infrastruktur, dels med fokus på systemer med personopplysninger. Revisjonene har avdekket til dels vesentlige avvik, sårbarheter eller svakheter. Dette arbeidet bør styrkes ytterligere.

Det er viktig for oss å være gode på uttrekk og analyse av store datamengder. Data om relativt få variabler om mange enheter eller om mange variabler om en eller få enheter har vi mye erfaring med allerede, jf. f.eks. analyser av karakterstatistikk eller caseundersøkelser med meget omfattende dokumenttilfang. Likevel må vi bli bedre også på dette området. Det er åpenbart for alle at effektiv analyse av mange tall krever bruk av statistikkprogram. Det er fortsatt ikke like åpenbart for alle at effektiv analyse av store dokumentmengder krever bruk av program som Nvivo el., ev. også algoritmestyrt skåring og vurdering av data.

Blir de digitale signalene revisor må forholde seg til «i farten» mer eller mindre krevende å oppfatte, analysere og respondere adekvat på? (Foto: Shutterstock.com)

I denne sammenheng er det også naturlig å nevne bruk av «big data», her forstått som data om mange variabler om mange enheter, til forskjell fra data om relativt få variabler om mange enheter eller om mange variabler om en eller få enheter. Førstnevnte er relativt upløyd mark. Er det noe som skal være forbeholdt store private bedrifter som har som forretningsmodell å samle inn personopplysninger og tjene penger på dem? Jeg tror ikke det, vi må løfte oss også på dette området slik at vi kan bli bedre til analysere slike datasett. Kommunen besitter allerede til dels omfattende datasett om enkelte aktiviteter og prosesser, og om innbyggere og brukere. Selv om det er hindringer, vil innføring av mer velferdsteknologi, tiltak mot arbeidskriminalitet, elektronisk saksbehandling mv. etter hvert føre til at det blir lettere og mer relevant for revisor å gjennomføre analyser av «big data». Utfordringen er å sette oss i stand til å gripe disse mulighetene på gode måter.

Jeg har allerede vært innom potensialet for å skrive kortere rapporter. Hva så med klikkbare rapporter? Jeg ser for meg at vi kan utvikle meget korte elektroniske rapporter hvor leseren klikker seg videre horisontalt og vertikalt etter behov.

Vi har ikke benyttet sosiale medier til innsamling av revisjonsbevis. Men jeg er ikke sikker på at det er utelukket at vi vil gjøre det i tiden som kommer. Det kan være mulig å etablere grupper av brukere som leverer både erfaringer, vurderinger og dokumentasjon knyttet til revisjoner. Et slikt tiltak reiser selvfølgelig noen spørsmål, blant annet om representativitet, men de tror jeg vi vil besvare.

Makter vi å håndtere utfordringene?

Jeg har skissert en rekke utfordringer som vi må håndtere når vi skal effektivisere revisjonen. Jeg skriver bevisst ikke hvis vi skal effektivisere revisjonen fordi jeg mener vi ikke har noe valg. Hvis vi skal være den foretrukne revisoren også om fem år, må vi effektivisere. Da er det ett stikkord som er viktigere enn andre og det er kompetanse.

Vi har allerede mye av den kompetansen vi trenger i framtiden, men vi mangler også kompetanse som vi må utvikle, rekruttere, leie inn eller bytte til oss.

Vi må rekruttere en del av den kompetansen vi trenger ved å ansette yngre dyktige medarbeidere.

Vi som jobber med forvaltningsrevisjon kan mye, utvikler oss stadig og kan heve oss ytterligere gitt at det drives systematisk og godt forbedringsarbeid. Men det trengs mer enn det. Vi må rekruttere en del av den kompetansen vi trenger ved å ansette yngre dyktige medarbeidere. Det er imidlertid meget hard konkurranse om den kompetansen vi trenger mer av.

Vi kan i en viss utstrekning leie kompetansen fra konsulentselskaper eller FoU. Men også der er det knapphet på kompetanse. Omfanget av konsulentbruk på strategisk viktige kompetanseområder må dessuten balanseres mot behovet for oppbygging av revisors egen kompetanse.

Vi må så langt det går sørge for at revisjonsenhetene hver for seg er store nok til å være interessante og samlokaliserte arbeidsplasser for grupper av medarbeidere med kompetanse som det er av stor strategisk betydning å ha selv.

Alternativt eller i tillegg kan vi tilstrebe et mer forpliktende samarbeid mellom ulike revisjonsenheter slik at det kan bli lettere å låne, bytte, samfinansiere eller samlokalisere strategisk viktig kompetanse på tvers av enheter.

___________

Fotnote:

1. Artikkelen er basert på et foredrag på Nordisk sjefrevisorkonferanse i Gøteborg 21. august 2016.


Kommunerevisoren nr. 6/2016 - 71. årg.

Til toppen av siden

Topp