Lovutkastet skiller seg fra gjeldende arkivlov særlig på fire områder.
For det første er virkeområdet utvidet. Når stat og kommune fristiller virksomheter og gjør bruk av private til å løse oppgaver på sine vegne, faller de utenfor virkeområdet slik det er i dag. Det innebærer at vi som samfunn får dårligere kunnskap om hvordan offentlige oppgaver har blitt løst. Lovutkastet kompenserer for dette ved å utvide lovens virkeområde slik at den i hovedsak sammenfaller med offentleglovas. Dermed styrkes viktige samfunnsverdier som åpenhet, demokratisk deltakelse, kontroll med forvaltningen og den enkeltes rettssikkerhet. I tillegg vil forskere og næringsliv i dag og framover ha tilgang til et bredere kunnskapsgrunnlag.
Lovutkastet kompenserer for dette ved å utvide lovens virkeområde slik at den i hovedsak sammenfaller med offentleglovas.
For det andre pålegges virksomhetene tydeligere og mer presise dokumentasjonsplikter. Dagens arkivlov opererer med et bredt arkivbegrep som omfatter så å si all informasjon som produseres som ledd i en virksomhet. Utvalget foreslår at virksomhetene i stedet pålegges plikt til å dokumentere bestemte prosesser eller forhold som det er vesentlig at samfunnet får dokumentasjon om. Da vil virksomhetene vite hva de skal ta vare på av dokumentasjon allerede ved planleggingen av arbeidsprosesser eller anskaffelse av fagsystemer.
For det tredje tar lovutkastet konsekvensene av at mange arbeidsprosesser i dag er helt eller delvis automatisert. Digitale arbeidsprosesser gir mulighet for å bygge inn funksjonalitet som ivaretar dokumentasjonspliktene. Det gjør at vi både kan og må tenke nytt om hvordan forvaltningens prosesser dokumenteres. Utvalget stiller krav til dokumentering av automatisert rettsanvendelse og legger opp til at dokumentering av ekstern kommunikasjon, for eksempel e-post, helt eller delvis kan automatiseres.
Dagens journalføringspraksis har bidratt til dårligere arkiver, og journalføringen har etter utvalgets syn utspilt sin rolle som instrument for å sikre pålitelig og ekte dokumentasjon.
For det fjerde er lovutkastet utformet uten krav til journalføring. Dagens journalføringspraksis har bidratt til dårligere arkiver, og journalføringen har etter utvalgets syn utspilt sin rolle som instrument for å sikre pålitelig og ekte dokumentasjon. Digital kommunikasjon og digitale arbeidsprosesser åpner for at åpenhet og etterprøvbarhet kan ivaretas med andre og mindre arbeidskrevende metoder. Utvalget foreslår at bestemmelsene om journalføring inntil videre heller hjemles i offentleglova.
Gjeldende arkivlov forbyr at dokumentasjon som er omfattet av arkivlova, lagres på servere i utlandet (skytjenester). Utvalget foreslår å oppheve gjeldende forbud mot overføring av digital dokumentasjon til utlandet, med visse geografiske begrensninger, krav om risikovurderinger og mulighet for tredjepartsrevisjoner. Forbudet mot utførsel av ikke-digital dokumentasjon videreføres.
Kilde: Kulturdepartementet