Internkontroll i storbyene

Storbyene er komplekse, så hvordan bør internkontrollen her best innrettes?

Alle kommuner har internkontroll, men det varierer hvordan og i hvilken grad. I ny kommunelov fremgår det at internkontrollen blant annet skal tilpasses virksomhetens størrelse.

I en fersk rapport om internkontroll fra KPMG til KS kommer det fram særlige anbefalinger til hvordan storbyene kan strukturere arbeidet med internkontroll. Det blir trukket fram visse prinsipper som bør ligge til grunn for en fremtidsrettet internkontroll i storbyene:

  • Internkontroll som bygger opp under faglig autonomi, kompetanse og samhørighet oppleves å gi ansatte tillit og frihet.
  • Styring og ledelse påvirker hvordan internkontrollen innrettes og følges opp. Målene og verdiene som kommunens styring og ledelse er fundert på, må operasjonaliseres.
  • Detaljregulert internkontroll gjør det vanskelig å etablere tillitbasert styring og ledelse.
  • I storbykommuner er det ikke opplagt at en lærer på tvers av sektorer. Det observeres at etablerte nettverk knyttet til gitte internkontrolltema gir læring på tvers av sektorer, og felles kvalitetssystem gir bedre kommunikasjon på tvers av sektorer. Dette er erfaringer som vil kunne være særlig viktig for de aller største kommunene.
  • Eksplisitte krav til internkontroll, herunder tiltak og aktiviteter innenfor internkontrollen, øker ansattes bevissthet i arbeidet med internkontroll.
  • Tydelighet rundt ansvaret for å dokumentere internkontrollen og for å følge opp at kontrollaktiviteter gjennomføres som planlagt.
  • Enkel rapportering på internkontroll til toppledelse og tydelighet rundt hva som skal rapporteres når til rådmann/byråd. Dette for å forhindre at all informasjon blir eskalert og rapportert til toppledelsen.

Internkontroll er under utvikling. Utviklingen skjer på flere fronter, både i teori, veiledere, virksomheters innretting og ikke minst i regelverkskrav til internkontroll, senest med ny kommunelov. Storbykommunene har en systematisk tilnærming til internkontroll med blant annet etablerte rammeverk for internkontroll. Men det er forskjeller fra kommune til kommune når det kommer til de ulike delelementene ved internkontrollen.

For eksempel har kommunene i varierende grad systemer og verktøy som sørger for at ledelsen får en systematisk rapportering på internkontrollstatus. Flere av storbykommunene har eller er i ferd med å etablere prinsipper for tillitsbasert styring og ledelse, og jobber med forenkling. Tillitsbasert styring handler ikke om fravær av kontroll, men å finne den rette balansen mellom styring og ledelse, kontroll og oppfølging.Det bør ikke være et mål om at innholdet i internkontrollen skal være lik innad i kommuner, men at internkontrollen følger overordnede og felles føringer. Det er viktig at det i kommunen skapes en kultur hvor det er rom for å kunne feile, men hvor registrering og håndtering av avvik verdsettes og anerkjennes som verdifullt for virksomhetens videre utvikling.

Kilde: KS

https://www.ks.no/fagomrader/forskning-og-utvikling-fou/forskning-og-utvikling/fou-rapporter/internkontroll-i-storbyene/