Tiltakene som ble satt i verk i forbindelse med koronapandemien har hatt store konsekvenser for hele samfunnet. Selv om mange tiltak fortsatt gjelder, er vi i ferd med å få en gradvis gjenåpning av landet. Situasjonen vil fortsatt påvirke kommunene, kontrollutvalgene, revisjonsenhetene, sekretariatsenhetene og arbeidssituasjonen for den enkelte medarbeider. For å håndtere den pågående pandemien, har det vært og vil fortsatt være et behov for samordning og koordinering av ressurser i kommunene.
Hele denne situasjonen vil også påvirke den kommunale egenkontrollen, herunder kontrollutvalgenes og revisjonens rammevilkår.
Hele denne situasjonen vil også påvirke den kommunale egenkontrollen, herunder kontrollutvalgenes og revisjonens rammevilkår.
For å bidra til at kontrollutvalget og revisjonen kan ivareta sin konstruktive rolle i den kommunale egenkontrollen også i denne helt spesielle situasjonen, har NKRFs forvaltningsrevisjonskomite, kontrollutvalgskomite og selskapskontrollkomite kommet fram til følgende anbefalinger til NKRFs medlemmer:
Komiteene vil understreke at utfordringene løses best lokalt, og at vi er trygge på at de som kjenner situasjonen best også er de beste til å løse den.
I utgangspunktet bør revisjonen og kontrollutvalgene i størst mulig grad tilstrebe normal virksomhet. Det er viktig at slike vurderinger gjøres lokalt da situasjonen er forskjellig fra kommune til kommune. Enkelte kommuner er hardt rammet, mens det i andre kommuner ikke er påvist noen smittetilfeller, Det er imidlertid god grunn til å utvise stor forståelse og fleksibilitet i bestilling og gjennomføring av oppdrag. Det vises til at det allerede er vedtatt en lov om midlertidige unntak fra blant annet kommuneloven og IKS-loven, herunder frister innen regnskapsrevisjon og kommunenes behandling av regnskapene, og at planlagte statlige tilsyn er avlyst eller utsatt.
Nye perspektiv
Covid-19 medfører endringer også på andre områder i kommunene enn kun det smittevernfaglige. Tiltak som stenging av skoler, barnehager og færre eller redusert tjenestetilbud innen helse, eldreomsorg, barnevern, m.m. kan medføre større risiko for at sårbare grupper ikke har fått eller vil få den hjelpen de trenger. Dette er tema som kan være aktuelle for kontrollutvalgene å fokusere på. I tillegg vil det kunne være aktuelt med en evaluering av kommunenes beredskapsplaner med erfaring fra denne pandemien.
Risiko- og vesentlighetsvurderinger
Det gjennomføres nå risiko- og vesentlighetsvurderinger i alle kommuner og fylkeskommuner, og i henhold til kommuneloven skal kommunestyrene og fylkestingene behandle plan for forvaltningsrevisjon i løpet av inneværende år.
Siden faktagrunnlaget foreløpig er usikkert, kan det være aktuelt med en revidering av risiko- og vesentlighetsvurderingene og/eller planene når man har flere fakta på bordet.
Situasjonen og mulige konsekvenser av Covid-19 pandemien bør omtales i risiko- og vesentlighetsvurderingene som gjøres. Siden faktagrunnlaget foreløpig er usikkert, kan det være aktuelt med en revidering av risiko- og vesentlighetsvurderingene og/eller planene når man har flere fakta på bordet.
Planer for forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll
Kontrollutvalget skal innen utløpet av året etter at kommunestyret/fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan som viser for hvilke områder det skal gjennomføres forvaltningsrevisjoner og eierskapskontroller (jf. kommuneloven §§ 23-3 og 23-4). Det er vanlig at kontrollutvalgene ber om og får fullmakt fra kommunestyret til å endre planen ved behov. Dersom planen allerede er vedtatt, og utvalget ikke har sikret seg en slik fullmakt, kan utvalget legge frem en egen sak om situasjonen og be kommunestyret om fullmakt til å endre vedtatte planer.
Pågående revisjoner
For allerede pågående revisjoner og kontroller er det viktig med god dialog mellom revidert enhet, revisor og sekretariat/kontrollutvalg, og at det utvises fleksibilitet når det gjelder datainnsamling, høringsprosesser, leveranser og møteavvikling.
Nye bestillinger
Når det gjelder nye bestillinger, bør det gjøres vurderinger med hensyn til kommunens/selskapets muligheter til å frigjøre ressurser for å bistå i en revisjon/kontroll. Blant annet er store tjenesteområder som oppvekst, og helse og omsorg, sterkt berørt.
Dialog er viktig
Det er viktig at kontrollutvalgene har god dialog med kommunenes administrasjon og politiske ledelse om situasjonen. Sekretariatene kan bistå kontrollutvalget og revisjonen ved å undersøke om administrasjonens kapasitet er utfordret, og på hvilke områder. Det kan også være aktuelt å forhøre seg om hva kommunens administrasjon mener er viktig å se nærmere på i dagens situasjon.
På denne måten kan man ivareta både kontrollen og læringsperspektivet.
På denne måten kan man ivareta både kontrollen og læringsperspektivet.