Sidetallsbegrensninger skaper hodebry

Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA) har det siste året sett et økende antall saker om sidetallsbegrensninger.

Et krav om sidetallsbegrensning oppstilles gjerne for å forenkle oppdragsgivers gjennomgang av tilbudene, og for å gjøre de sammenlignbare. Brudd på en sidetallsbegrensning kan gi de aktuelle leverandørene økt mulighet til å synliggjøre merverdi. Dette kan igjen lede til at de får en konkurransefordel som vanskeliggjør sammenligningen av tilbudene.

For å overholde kravene til likebehandling og forutberegnelighet i loven § 4, må oppdragsgiver derfor håndtere eventuelle overskridelser av sidetallsbegrensningen på en forsvarlig måte. Som det fremgår av en fersk Anbud365-artikkel om temaet, er det for øvrig anbefalt at oppdragsgiver oppstiller føringer for skriftstørrelse, font, linjeavstand og marg. Dette for å redusere risikoen for kreative løsninger hos leverandørene, som vanskeliggjør en sammenligning av tilbudene.

Hvordan en overskridelse av konkurransegrunnlagets bestemmelser om sidetallsbegrensninger skal håndteres, er en vurdering som oppdragsgiver er nærmest til å foreta, men det kreves altså at fremgangsmåten ligger innenfor rammene av loven § 4. I verste fall risikerer leverandørene at tilbudet blir avvist, eller at oppdragsgiver bare evaluerer deler av tilbudet.

Et eksempel på at oppdragsgiver, etter KOFAs oppfatning, ikke hadde håndtert den aktuelle overskridelsen på en forsvarlig måte, framkommer i sak 2020/380. I denne konkurransen var det oppstilt et krav om at tilbydernes løsningsbeskrivelse skulle være på «maksimum tre A4-sider». Når klager, i mappen som inneholdt «leverandørens løsningsforslag», leverte et skriv på seks A4-sider, vurderte innklagede det derfor slik at klager hadde brutt sidetallsbegrensningen. For denne overskridelsen på tre sider ble klager trukket 20 poeng.

Dette poengtrekket lot seg ifølge KOFA ikke forene med de grunnleggende kravene til likebehandling og forutberegnelighet. Poengtrekk for overskridelse av en sidetallsbegrensning forutsetter at oppdragsgiver har gjort seg opp «en begrunnet oppfatning av om overskridelsen faktisk innebærer en potensiell konkurransefordel» (avsnitt 26 i KOFAs avgjørelse). En slik vurdering var det ikke spor av at innklagede hadde foretatt, og den ville ifølge KOFA ha vist at klagers løsningsforslag reelt sett lå innenfor grensen på tre A4-sider.

I sak 2020/410 inneholdt konkurransegrunnlaget på tilsvarende måte en bestemmelse om at leverandørenes oppdragsforståelse skulle være på «maksimalt én side». Valgte leverandørs tilbud var på totalt 17 A4-sider, og detvar inndelt i en rekke overskrifter og underoverskrifter. Slik innklagede så det, var det imidlertid bare én av sidene som inneholdt leverandørens oppdragsforståelse.

Dette var ikke klagenemnda enig i. Slik den vurderte det, var det opplysningene fra flere av de 17 sidene som reelt sett inneholdt valgte leverandørs oppdragsforståelse. Av tildelingsbrevet gikk det også fram at oppdragsgiver, ved evalueringen av valgte leverandørs oppdragsforståelse, hadde sett hen til andre deler av tilbudet. På den bakgrunn fant klagenemnda at innklagede hadde brutt de generelle kravene til likebehandling og forutberegnelighet i loven § 4 ved ikke å håndheve sidetallsbegrensningen.

Andre saker om sidetallsbegrensninger fra det siste året, er sakene 2019/30 og 2019/199.

Kilde: KOFA

https://www.klagenemndssekretariatet.no/klagenemda-for-offentlige-anskaffelser-kofa/kofa-aktuelt/sidetallsbegrensninger-til-besvaer