Uansett må både kontrollutvalget og kommunerevisor alltid være forberedt på oppmerksomhet. Mediene og opinionen har de siste årene blitt mer bevisst på hvordan kommunene forvalter våre felles verdier. Det skulle bare mangle. Vi snakker om store penger.
Spørsmålet er om du skal være på hæla, stikke hodet i sanden eller gjøre det både publikum og myndighetene forventer – praktisere åpenhet og opplyse opinionen. I Kontrollutvalgsboken utgitt av KMD er det avsatt et helt kapittel på synliggjøring av kontrollutvalgenes arbeid. Kapittelet innledes med "Åpenhet er i seg selv et mål for den offentlige forvaltningen. Synliggjøring av kontrollutvalgets arbeid vil være viktig for å skape tillit til at kommunen er underlagt en betryggende, folkevalgt kontroll."
Det anbefales også at enn utarbeider en informasjonsstrategi, som fastslår hvilken praksis kontrollutvalget skal følge i sin kommunikasjon med omverdenen. Både kontrollutvalgene og revisorene må forholde seg til mer åpenhet, da er det klokt å sette dette i system, slik at innbyggerne og mediene oppfatter forutsigbarhet og konsistens.
Mediene er en mulighet
Det å være i medienes søkelys er ikke nødvendigvis noe negativt. Tvert imot. Mediene gir en mulighet til å kommunisere med innbyggerne. De fleste kontrollutvalg og revisorer gjør sikkert en strålende god jobb, men det forventes også at innbyggerne skal vite om det. Det vil være en rekke store og små saker som kan utløse interesse for kontrollutvalgenes arbeid. Vi kommer nok ikke til å bli kvitt kommunale "skandaler" med det første.
Spørsmålet er da om kontrollmyndigheten skal vente med å tre frem i offentligheten når det smeller, eller være en del av den offentlige debatt i forkant? Mange innbyggere er ikke klar over den funksjonen du har. Da kan det være lurt å formidle dette før de vanskelige sakene dukker opp. Det er også nyttig å fortelle innbyggerne om den preventive rollen kontrollutvalgene og kommunerevisor har. Det vil gi innbyggerne større innsikt og forståelse for deres oppgave og mandat.
Spørsmålet er da om kontrollmyndigheten skal vente med å tre frem i offentligheten når det smeller, eller være en del av den offentlige debatt i forkant?
Av erfaring er det mange som kvier seg for å stikke nesen frem i offentligheten. Mange er redd for å bli bedømt av andre og for å si eller gjøre feil, men øvelse gjør mester. Det å kontinuerlig være aktiv i den offentlige debatten og ikke kun når det smeller er forebyggende og skaper troverdighet. Det er i forkant en har mulighet til å berede grunnen for de vanskelige debattene. Det er da det er mulig å nå frem med gode resonnement og nyanser. Når pressen lukter blod, og de skriker på kontrollutvalget som den utøvende bøddel, blir det ofte lite rom for nyanser og refleksjon.
Folkets kontrollør
Folk – og ikke minst media – er interessert i kommunens forvaltning av fellesskapets ressurser. Det gjør at alt som knytter seg til kontrollarbeid, tilsyn og regulering er av interesse for den lokale offentlige debatt. Det være seg regelverk for å forhindre korrupsjon, økt kontroll med kommunens pengebruk, retningslinjer for kommunale og interkommunale selskaper, etikk knyttet til habilitet, prosedyrer for offentlige innkjøp og mye mer.
Når det blir gjort endringer i lover og forskrifter eller det blir gjort vedtak om endringer i regelverk i kommunen er jo det en glitrende anledning til å formidle til lokalavisa hva dette betyr i praksis for arbeidet til kommunerevisjonen og kontrollutvalget.
Et annet eksempel kan jo være når en forvaltningsrevisjon er gjennomført og en har funnet at alt er i sin skjønneste orden. Dette er heldigvis tilfellet mesteparten av tiden, men dette er det jo sjelden at noen hører noe om. Dette kan jo i grunnen være en veldig god nyhet og særlig i lokalaviser hvor nyhetsterskelen er lav. Slike oppslag fører til innskudd på din offentlige troverdighetskonto.
Kontrollutvalgene bør derimot være forsiktig med å benytte kontrollutvalget som en arena for opposisjonspolitikk. Opposisjonen har ledervervet i kontrollutvalget. Det er antakelig en god ordning, men rollen bør ikke misbrukes politisk. Med misbruk mener jeg at kontrollutvalget reagerer på vedtak eller disposisjoner som en er uenige i på et politisk grunnlag.
Dersom det skal bygges nytt kulturhus i kommunen er det ikke kontrollutvalgets oppgave å stoppe det. Oppgaven er å sørge for at anskaffelsen og byggingen blir gjort på en mest mulig korrekt og rasjonell måte med utgangspunkt i regelverket og det vedtaket som er fattet. Dersom en bruker kontrollutvalget til å trenere, og dermed forhindre flertallets og vilje, vil dette fort slå negativt tilbake på kontrollutvalget. Da risikerer en at kontrollutvalget mister tillit og autoritet, noe du er helt avhengig av.
Troverdighet er avgjørende
For å bygge troverdighet bør kontrollmyndighetene opptre forutsigbart og konsistent over tid. Det du sier i dag må henge sammen med det du sa for ett år siden, og hva du har tenkt å si om ett år. Det kan kanskje virke litt irriterende på enkelte, men når du kan si at dette var en problematikk vi hadde oppe for ett år siden, så virker det, og det øker troverdigheten.
Hvis kontrollutvalget ikke er konsistent risikerer en at meninger og uttalelser blir oppfattet som en del av det politiske spillet. Et kontrollutvalg med lav tillit og som benytter posisjonen til å slå politisk mynt på en bestemt situasjon er ikke demokratiet tjent med. Hvem som sitter i posisjon og hvem som sitter i opposisjon endrer seg stadig i et demokrati. Når rollene byttes, er en i det lange løp tjent med å være forutsigbar og konsistent. Husk at du skal kunne møte deg selv i døren, både på vei ut og inn, og du bør da helst like det du ser.
Hvis kontrollutvalget ikke er konsistent risikerer en at meninger og uttalelser blir oppfattet som en del av det politiske spillet.
Med gjennomtenkte holdninger og en god kommunikasjonsstrategi kan kontrollutvalgene unngå at utvalgets håndtering av sakene også blir en skandale. Det kan være fristende å minimere kontrollutvalgets innflytelse på kort sikt, men også posisjonen har alt å vinne på å opptre ryddig og konsistent i forhold til den rollen kontrollutvalget skal ha.
Strategi
Både kontrollvalg og revisor bør ha en kommunikasjonsstrategi. Det kan være til stor hjelp for utvalgets håndtering av både den interne og den eksterne kommunikasjonen. I en slik strategi er det naturlig at en avklarer hvem som uttaler seg om hva, og i hvilke saker utvalget bør være proaktive og i hvilke saker en skal være mer varsomme. Å utarbeide en kommunikasjonsstrategi er også nyttig som prosess. Det gjør at en får diskutert sin egen rolle og forankret strategien i fellesskap.
Som jeg innledet med, vil det helt sikkert komme flere større og mindre skandaler i kommunene i årene som kommer. Med gjennomtenkte holdninger og en god kommunikasjonsstrategi kan en unngå at håndtering av sakene også blir en skandale.
___________________________________________
Lenke til Kommunerevisoren nr. 2/2021: