Digitale møter i folkevalgte organer – erfaringer og anbefalinger

Utredningen har som mål å gi økt kunnskap om de ulike effektene når møtene i folkevalgte organer blir digitale - både muligheter og utfordringer, og både tilsiktede og utilsiktede effekter. Det har også vært et mål at prosjektet skal gi økt kunnskap om hvordan de politiske prosessene kan innrettes i en framtid der det er grunn til å tro at fjernmøter blir mer vanlig.

Utredningen baserer seg på en breddekartlegging som er gjennomført ved hjelp av en spørreundersøkelse til alle kommune- og fylkesdirektører. Videre er det gjennomført caseundersøkelser i ti kommuner og tre fylkeskommuner. Den viktigste datakilden i caseundersøkelsene har vært intervjuer med sentrale aktører i gjennomføringen av digitale møter i den enkelte kommune. Det innbefatter (fylkes-)ordførere, kommunedirektører (rådmenn/fylkesrådmenn) og representanter i kommunestyre/fylkesting.

Telemarkforsking har etterstrebet å gjøre intervjuer med politikere som har både kort og lang fartstid i kommune- og fylkespolitikken, og representanter fra både opposisjons- og posisjonspartier. I noen caser har forskerne i tillegg intervjuet redaktør/journalist i lokale og regionale aviser samt IKT-ansvarlige og/eller politisk sekretariat i administrasjonen i kommunen.

Erfaringer

Kartleggingen viser at så godt som alle kommuner i undersøkelsen har gjennomført fjernmøter/digitale møter i folkevalgte organer i løpet av 2020. Omfanget av fjernmøter/digitale møter i folkevalgte organer har også vært nokså stort i mange kommuner. 26 prosent oppgir å ha gjennomført halvparten eller flere av kommune-/bystyremøtene og 23 prosent av formannskaps-/byrådsmøtene i 2020 som fjernmøte.

Flertallet av kommunedirektørene/byrådslederne oppgir imidlertid at deres kommune kun har tatt i bruk fjernmøte i de to organene én eller noen få ganger i løpet av året. Andelen av møtene i de to organene som har vært gjennomført digitalt, er større i de største og mest sentrale kommunene, i tillegg til i kommunene med flest representanter i kommunestyret.

Mange kommuner har også avholdt fjernmøter i andre politiske organer i løpet av 2020. 76 prosent oppgir at kommunen har avholdt utvalgs- eller komitemøter som fjernmøte én eller flere ganger i løpet av året. Andelen er noe lavere for henholdsvis kontrollutvalg (54 prosent), ulike råd (44 prosent) og andre politiske organer (29 prosent).

Til sammen oppgir 30 prosent av de kommunedirektørene/byrådslederne som har svart at deres kommune har avholdt lukkede møter som fjernmøte én eller flere ganger. Det utgjør 74 kommuner.

Også fylkeskommunene har i løpet av 2020 gjennomført relativt mange politiske møter digitalt. Åtte av ti fylkeskommuner har gjennomført halvparten, eller et flertall av fylkesutvalgs-/fylkesrådsmøtene digitalt i løpet av 2020. For fylkestingene har seks av ti møter vært digitale. Ni av ti fylkesrådmenn/fylkesrådsledere oppgir at egen fylkeskommune har gjennomført ett eller flere møter i ulike utvalg, komiteer eller råd i løpet av fjoråret. Åtte av ti har gjennomført flere digitale møter i kontrollutvalget, mens fem av ti har gjennomført ett eller flere møter i ulike andre politiske organer.

Åtte av de ni fylkesrådmennene og fylkesrådslederne som besvarte spørsmålet, oppgir at deres fylkeskommune har avholdt ett eller flere lukkede møter i politiske organer i løpet av 2020.

Av positive erfaringer med digitale møter trekker mange kommunedirektører/byrådsledere frem at det er en praktisk og effektiv møteform, at det muliggjør politiske beslutninger i krisetid, at debatten blir mer poengtert og konsis, og at det har økt IKT-kompetansen/-takten i kommunens digitaliseringsarbeid. Videre peker enkelte på at møtene blir mer tilgjengelige for allmenheten, og at de tekniske løsningene fungerer godt.

Motsatt gir om lag halvparten av respondentene, riktignok i litt ulike nyanser, tilbakemelding om at digitale møter forringer den politiske debatten. Andre negative tilbakemeldinger handler om at de tekniske løsningene ikke fungerer godt nok, og at det er vanskeligere å bygge kjennskap, relasjoner og tillit. Enkelte peker også på at både møteledelse og møtedeltakelse er mer krevende, og at digitale møter er mer tids-, ressurs- og kostnadskrevende.

Fylkeskommunenes erfaringer med fjernmøter sammenfaller i stor grad med erfaringene til kommunene.

Gjennomgangen av erfaringer illustrerer at noen av de momentene som trekkes fram, oppleves som positive i noen kommuner, men negative i andre. Det tyder på at noen kommuner bedre enn andre håndterer mulige utfordringer knyttet til digital gjennomføring av møter i politiske organer.

Anbefalinger

Telemarkforsking kommer med er rekke anbefalinger knyttet til gjennomføring av fjernmøter:

Tekniske løsninger/forutsetninger for gjennomføring av fjernmøtet

1. Ulike digitale møteplattformer har litt ulike funksjoner. Sørg for å ha klare og enkle kjøreregler for bruk av den digitale møteplattformen som velges.
2. Ha skriftlige regler for hvordan ulike symboler og funksjoner skal brukes, eksempelvis hvordan chatten skal brukes, og hvordan avstemminger skal foregå. Sørg for at dette er godt forankret og forstått.
3. Sørg for at gruppelederne har god oversikt over hvordan møtene foregår, og hvordan de kan gjennomføre gruppemøter og be om pauser.
4. Sørg for at kommunestyrerepresentantene har tilstrekkelig med utstyr for å delta. Det er ikke nok med et nettbrett dersom nettbrettet også skal brukes til å ha oversikt over sakspapirene. Det er fordel med en PC i tillegg. Øretelefoner kan være en fordel for bedre lydkvalitet og mindre støy.
5. Sørg for at alle sitter på et sted med tilfredsstillende bredbåndskvalitet.
6. Sørg for nødvendig opplæring og testing dersom man ikke har erfaringer med digitale møter fra før. Tilby gjerne representantene en oppfriskning på hvordan ting skal gjøres, selv om det gikk bra i forrige møte.
7. Ha teknisk støtte tilgjengelig i forbindelse med gjennomføring av møter.
   

Ledelse og praktisk gjennomføring av fjernmøter

1. Planlegg digitale møter godt. Både møteledelse og deltakere må være godt forberedt for å sikre god og effektiv gjennomføring.
2. Dersom det er mulig, er det en fordel om ordfører, varaordfører, administrativ ledelse, politisk sekretariat og digital support sitter i nærheten av hverandre. Å lede digitale møter er mer krevende enn fysiske fordi det er mye å holde oversikt over.
3. Bli enig om kjøreregler for digitale møter og hva som er god digital møtekultur.
4. Ha regler for hvor lange innlegg og replikker kan være. Samtidig er det viktig å finne en balansegang mellom effektiv møteavvikling og at deltakerne får tid og trygghet til å delta og si hva de mener. Det er ikke sikkert at taletidene som brukes i fysiske møter fungerer like godt når møtene blir digitale.
5. Dersom avstemminger foregår via møteplattformen, ha klare rutiner for om, og eventuelt når, avstemming skal skje ved bruk av symboler, opprop eller chat.
6. Gå tilbake og gjennomfør avstemning på nytt dersom det er usikkerhet om ting er forstått og gjort riktig.
7. Dersom mulig, ta i bruk et eget digitalt system for å administrere gjennomføring av møtene. Det finnes egne digitale systemer som holder orden på avstemminger og overfører forslag, avstemminger og talerlister til protokoll. Dette gjør det enklere å holde orden på talerliste underveis, og systemet kan integreres med nett-TV. Slike løsninger kan brukes uavhengig av om møter gjennomføres som fjernmøter eller fysiske møter, og gir løsninger for sikker identifikasjon for de som deltar i avstemmingen.
8. Sørg for godt med pauser underveis i møtene. Mange opplever at lange digitale møter er tunge å gjennomføre, og at en generelt blir mer sliten av å delta i digitale møter.

Ivaretakelse av behov for samspill og samhandling mellom ulike aktører

1. Gruppeledere bør være ekstra bevisst på å støtte opp om andre representanter i partigruppa i forkant av, og underveis i digitale møter. Representanter som har liten erfaring i politikerrollen, men i og for seg også andre, kan føle det ekstra krevende når de sitter alene uten noen å konferere med.
2. Sørg for å fordele ansvar for saker og oppgaver på flere representanter. Det bidrar til bredt engasjement og deltakelse i debatten. Dette er et ansvar som også i stor grad påhviler gruppelederne.
3. Tilstreb mest mulig åpne møter ved hjelp av strømming. Dette gir mer åpenhet og lettere tilgang til den politiske debatten, og innsikt i hvordan politiske beslutninger er blitt fattet – sammenliknet med å kun ha tilgang til sakspapirer og en protokoll.
4. Bruk digitale høringer i saker hvor det er behov for innspill og deltakelse fra ulike interessenter. Det er positive erfaringer med bruk av digitale høringer og innspillsmøter. Det er lettere for flere å delta med innlegg på slike høringer og møter fordi man sparer tid på reising.

Veien videre

Bruken av digitale møter under pandemien har gitt et digitalt kompetanseløft som helt klart vil ha betydning for møtevirksomhet og samhandling når pandemien er over. Hovedinntrykket er at gjennomføringen av digitale møter i folkevalgte organer har gått bra, selv om det har vært utfordringer, spesielt i oppstarten.

Flere ser for seg at politiske møter i mindre fora og eksterne møter i større grad vil foregå digitalt, og at dette kan forenkle og effektivisere deltakelsen på slike møter.

Utfordringen framover synes å være å finne en god balansegang mellom fysiske og digitale møter. Å gjennomføre mange og lange digitale møter oppleves krevende, og det er frykt for at møtefrekvensen vil øke betydelig når andelen av digitale møter øker. Digitale møter synes å være godt egent for ukompliserte saker i mindre fora.

TF-rapport nr. 619 "Digitale møter i folkevalgte organer. Erfaringer og anbefalinger" (2021) er tilgjengelig her: