Den første saken omhandler kommunens vurdering av begrensningene i taushetsplikten ved innsyn i et varsel.
En kommune hadde gitt delvis innsyn i et varsel. Innsyn ble gitt til to tidligere kollegaer av den som varslet. Saken gjelder spørsmål om brudd på taushetsplikten om noens personlige forhold. Videre gjelder saken ordførerens, som var en av de omvarslede, håndtering av saken.
Kommunen mente at taushetsplikten ikke var til hinder for at det kunne gis innsyn i opplysninger om personlige forhold, jf. forvaltningsloven § 13 a, fordi opplysningene var alminnelig tilgjengelig, kjent for de to som hadde bedt om innsyn og klager hadde avgitt en erklæring om fritak for taushetsplikten.
Sivilombudet har kommet til at kommunen har brutt taushetsplikten ved å gi delvis innsyn i varselet og ved dette gi ut opplysninger om klagerens personlige forhold. Det er overfor ombudet verken godtgjort at opplysningene var alminnelig tilgjengelig eller at de usladdede taushetsbelagte opplysningene var kjent for de to kollegaene som ble gitt innsyn. Erklæringen om samtykke til fritak fra taushetsplikt gjaldt i forbindelse med medieomtale av varslersaken og kunne ikke brukes som grunnlag for å gi innsyn i taushetsbelagte opplysninger i varselet. Anonymiseringen som var foretatt var ikke tilstrekkelig.
Sivilombudet har kommet til at kommunen har brutt taushetsplikten ved å gi delvis innsyn i varselet og ved dette gi ut opplysninger om klagerens personlige forhold
Videre har sivilombudet kommet til at kommunens anonymisering ikke har vært i tråd med kravene som stilles i forvaltningsloven § 13 a nr. 2. Det er særlig uheldig at kommunen ikke oppdaget at klagers navn sto usladdet fire steder ved gjennomlesningen. Da de to som fikk innsyn i varselet allerede var kjent med klagers identitet kunne i alle tilfelle ikke § 13 a nr. 2 benyttes som hjemmel for å begrense taushetsplikten. Kommunen bes for fremtiden skjerpe rutinene ved anonymisering i behandlingen av innsynskrav.
Sivilombudet har også merknader til kommunens håndtering av henvendelser fra klageren i innsynssaken og mener at ordføreren burde ha unnlatt å skrive direkte til klager i saken, selv i informasjonsøyemed. Da opplysningene er gitt ut, finner ikke sivilombudet det hensiktsmessig å be kommunen foreta en slik habilitetsvurdering nå, men ber kommunen merke seg sivilombudets syn for fremtiden.
Den andre saken omhandler avslag på krav om innsyn i varslingsrapport.
En journalist i Kommunal Rapport ba om innsyn i en rapport skrevet av advokater fra et eksternt advokatfirma i forbindelse med en varslingssak i Vestfold og Telemark fylkeskommune. Statsforvalteren i Vestfold og Telemark stadfestet fylkeskommunens delvise avslag på krav om innsyn i rapporten under henvisning til at det var et organinternt dokument, jf. offentleglova § 14 første ledd.
I begrunnelsen viste Statsforvalteren til at advokatfirmaet måtte anses som en del av fylkeskommunen i forbindelse med utarbeidelsen av rapporten. Statsforvalteren la blant annet vekt på at oppgaven normalt ville blitt utført av fylkeskommunen selv, og at det hadde vært et tett samarbeid mellom fylkeskommunen og advokatfirmaet. I merinnsynsvurderingen viste Statsforvalteren til at prøvingsadgangen var begrenset til å legge stor vekt på hensynet til det kommunale selvstyret.
Sivilombudet har, under tvil, kommet til at det i utgangspunktet er adgang til å unnta dokumentet fra innsyn som organinternt. Videre er ombudet kommet til at merinnsynsvurderingen er mangelfull og basert på en feilaktig lovforståelse.
Sivilombudet har, under tvil, kommet til at det i utgangspunktet er adgang til å unnta dokumentet fra innsyn som organinternt. Videre er ombudet kommet til at merinnsynsvurderingen er mangelfull og basert på en feilaktig lovforståelse.
Ombudet ber på denne bakgrunn Statsforvalteren om å vurdere helt eller delvis merinnsyn på nytt.
Kilde: Sivilombudet