Alle kommuner må også ha nok kapasitet og kompetanse til å ivareta de administrative oppgavene, herunder internkontroll, - i egen kommune, ved interkommunalt samarbeid eller ved kommunesammenslutning.
Men en presset kommuneøkonomi skal ikke presse de etiske grensene. Kontroll og systemer er viktige virkemidler, men like viktig er god organisasjonskultur, tillit og samspill.
Kontroll og systemer er viktige virkemidler, men like viktig er god organisasjonkultur, tillit og samspill.
Kommunesektoren mangler penger, og aller viktigst nå og enda mer framover: vi mangler folk. KS påpeker at summen av styringstrykket fra staten går utover muligheten til å finne gode løsninger for tjenestene vi kan levere til innbyggerne. Og at ulike regjeringer og storting har vedtatt nye krav, lover, forskrifter, reguleringer og tilsyn som kommunene må møte. Hvert vedtak kan hver for seg ha vært fornuftig. Men summen av det hele er blitt for mye.
Hver ny lov gir nye forskrifter og nye dokumentasjonskrav som gir tilsyn og krav om rapportering. Det gir nye muligheter til klagebehandling som binder ressurser og koster sektoren både penger og ansatte på et område. Dette går igjen ut over andre grupper.
Alt av lover, forskrifter, krav, normer, rettigheter og tilsyn er innført med gode intensjoner, men handlingsrommet for å finne lokale løsninger spises opp.
Alt av lover, forskrifter, krav, normer, rettigheter og tilsyn er innført med gode intensjoner, men handlingsrommet for å finne lokale løsninger spises opp.
Det er avgjørende at kommunene – forankret i toppledelsen – har oppmerksomhet på hvordan opprettholde og styrke tilliten til kommunen.
Kommunedirektøren må ha oppmerksomheten på følgende; Kontroll og systemer som sikrer
- Forsvarlighet:
Kommunene leverer tjenester og gjør vedtak utfra lov og forskrift, dvs. med faglige standarder og vedtatte bemanningsnormer. Kommuneloven § 25-1 sier at kommunedirektøren skal sørge for systematisk internkontroll, herunder at lover og forskrifter følges.
Dette gjøres ved å organisere, delegere og lede ledere: gi retning, veilede, støtte, sørge for kompetanseutvikling, prosessledelse, ta ansvar for gjennomføring: være med på å definere hva som er riktige tjenester (godt nok), planlegge, rapportere.
En av hovedoppgavene til kommunedirektørene er ifølge kommuneloven å påse at saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet. Utredningen skal gi et faktisk og rettslig grunnlag for å treffe vedtak. Rapportering til, informasjon til og involvering av folkevalgte i prosesser er sentralt, slik at de er kjent med tilstanden og har nødvendig styringsinformasjon.
- Rettssikkerhet: Definert som likebehandling, etterrettelighet og dokumentasjon. Kommunene har skriftlig saksbehandling, krav til begrunnelse av vedtak, samt klagebehandling.
- Åpenhet og transparens
i saker og prosesser er sentralt.
Kommunene er i hovedsak «åpne» (etter offentlighetsloven, kommuneloven og forvaltningsloven) ved postlister, partsretter, innsynsrettigheter og åpne politiske møter.
I tillegg til kontroll og systemer, er god organisasjonskultur, tillit og samspill avgjørende.
I en presset situasjon er det avgjørende at politiske prosesser preges av respekt og åpenhet, og at debattklimaet blir konstruktivt, og ikke destruktivt, som vi så tendenser av i prosessen rundt den videregående skolen i Innlandet.
Det er nettopp nå – når kommuneøkonomien er presset og man må ta de store prioriteringsdiskusjonene, at man må hegne om etikken, være svært bevisst på de etiske grensene. I tjenestene og i politikken. Bevisstheten rundt habilitet er et eksempel.
Det er nettopp nå – når kommuneøkonomien er presset og man må ta de store prioriteringsdiskusjonene, at man må hegne om etikken, være svært bevisst på de etiske grensene.
Statlig kontroll og tilsyn med kommunale tjenester, og kontrollutvalgenes regnskaps- og forvaltningsrevisjon er begge deler viktige og nyttige. Man kan mengden og detaljeringsnivået reduseres, uten at det går på tilliten løs?
Sett fra en kommunedirektør sitt synspunkt ønsker vi gode tilsyn og gode forvaltningsrevisjonsprosjekter, men kun basert på lov og forskrift, og ikke veiledere. Og disse må baseres på risiko og vesentlighet, og ikke presseoppslag, lokalpolitiske innfall og omkamper.
Kommunesektoren står overfor store endringer. Strammere økonomi, færre yrkesaktive og flere eldre betyr omstilling, og at prioriteringene blir mer krevende. Det stiller også enda større krav til etiske avveininger, åpen kommunikasjon, hensiktsmessige plan- og styringssystemer og inkluderende prosesser.
Ledelse er et av de viktigste virkemidlene for å levere godt på samfunnsoppdraget. Kommunale ledere må forholde seg til statlige krav og styring, og i tillegg endrede krav, behov og forventninger fra innbyggerne.
Kommuneledelsen har en viktig rolle i til å bygge tillit og skape forståelse i egen organisasjon, med ansatte, tillitsvalgte og verneombud og inn mot de folkevalgte.
Kommunene både må og ønsker å jobbe med innovasjon og nye løsninger for å møte utfordringene framover. For å finne de beste løsningene må ledere og ansatte i kommunene ha handlingsrom. Det betyr at de må oppfordres til å prøve, uten å være redd for å feile. Dette må vi snakke om. Vi kan ikke ha det slik at redselen for å gjøre feil, og omfanget av kontroll og tilsyn, hindrer kommunene i å tenke innovativt.
Vi kan ikke ha det slik at redselen for å gjøre feil, og omfanget av kontroll og tilsyn, hindrer kommunene i å tenke innovativt.
I krevende budsjettider foreslår mange folkevalgte å kutte i administrasjon for å skjerme andre tjenester. Det er greit, men en bør alltid ta seg tid til å få utredet konsekvensene og foreta en risikovurdering.
Færre administrativt ansatte kan medføre dårligere tjenester til innbyggere og dårligere tjenester og tilrettelegging for folkevalgte, og det kan svekke muligheten til å rekruttere og beholde nøkkelpersonell. Uten nok ledere til å lede og koordinere og ansatte til å løse administrative oppgaver, kan resultatet bli at en ikke har nok kapasitet til å drive faglig «sidemannskontroll».
Det kan føre til dårligere saksbehandling med flere fristbrudd. Dårligere kapasitet til informasjon på hjemmesiden, og veiledning til innbyggere. Eller at en ikke har tilstrekkelig kapasitet til å drive god nok økonomistyring, eller at en ikke får laget gode nok kravspesifikasjoner ved innkjøp, eller har for dårlig oppfølging av attestering og anvisning av fakturaer, eller uforsvarlig post- og arkivhåndtering, eller for dårlig oppfølging av ansatte og arbeidsmiljøet.
Det skal planlegges, det skal digitaliseres, og IKT-systemer og digitale tjenester skal driftes og videreutvikles, personvern og informasjonssikkerhet skal ivaretas. Utredninger, prosessarbeid og rapportering til staten og de folkevalgte skal leveres. Kontroll og tilsyn skal følges opp.
Oppsummert:
- Kommunene må ha evne og vilje til etisk refleksjon og åpenhet, også om de vanskelige sakene og prioriteringen, både i tjenestene og i de folkevalgte organ.
- Kommunene må arbeide aktivt med et godt samspill i de folkevalgte organ, og mellom politikk og administrasjon. KS folkevalgtprogram er et viktig virkemiddel der.
- Kommunene bør satse på ledelse.
- Alle kommuner må ha nok kapasitet og kompetanse til å ivareta de administrative oppgavene, herunder internkontroll, i egen kommune, ved interkommunalt samarbeid eller ved kommunesammenslutning.
__________________________________
Rannveig Mogren er kommunedirektør i Gausdal kommune, og hun er nestleder i Norsk Kommunedirektørforum.
Lenke til kontroll & revisjon nr. 3/2025: