Denne artikkelen utforskar korleis godt samspel, tydeleg kommunikasjon og auka kunnskap kan bidra til å sikra effektiv utføring og oppfølging av kontrollutvalet sine lovpålagde oppgåver.
Når saker frå kontrollutvalet skal vidare til kommunestyret, må fleire organisatoriske ledd fungera saman. Kontrollutvalssekretariatet på den eine sida og det kommunale politiske sekretariatet på den andre sida, utgjer det me kan kalla «transportkanalen». Men kor godt er denne rolla forstått, både av sekretariata sjølv, den kommunale administrasjonen og dei folkevalde?
På Forum for kontroll og tilsyn (FKT) sin sekretariatskonferanse 25. mars 2025 fekk eg høve til halda eit innlegg om samarbeid om tydeleggjering i «transportkanalen», med fokus på å løfta fram utfordringar og moglegheiter i denne samhandlinga. Denne artikkelen er basert på mitt innlegg denne dagen.
I det vidare bruker eg i hovudsak «kontrollutvalssekretær» som nemning på tilsette i kontrollutvalssekretariata og «politisk sekretær» som nemning på tilsette i dei kommunale politiske sekretariata.
Fagleg forum for formannskapssekretærar
Bakgrunnen for invitasjonen til å halda eit innlegg på sekretariatskonferansen var kontakten som dei siste åra har oppstått mellom FKT og Fagleg forum for formannskapssekretærar (FFF). FFF er ei samanslutning av tilsette ved dei politiske sekretariata i Noreg, og har like i overkant av 200 medlemskommunar, inkludert fylkeskommunar.
Forumet har som mål å gi medlemmene fagleg utvikling innanfor relevante saksfelt og vera ein arena for erfaringsutveksling. Mellom dei årlege fagdagane og landskonferansane søker tilsette i politiske sekretariat innspel og hjelp frå kollegaer i heile landet på forumet si Facebook-side, kor alle kan få tilgang, uavhengig av om ein er formelt medlem av FFF eller ikkje. Meir informasjon om forumet kan ein finna på nettsida: protokollen.no.
FKT har halde innlegg på arrangement i regi av FFF, og me i FFF set stor pris på invitasjonen som kom til å halda eit innlegg på FKT sin sekretariatskonferanse.
Med stikkorda «God flyt!» ønska eg å oppfordra til refleksjon rundt korleis ein kan sikra ei tydeleg og effektiv overføring av saker frå kontrollutval til kommunestyre (og tilbake igjen) – ein prosess som erfaringsmessig ikkje alltid går knirkefritt, og som krev både systeminnsikt og menneskeleg innsikt.
Illusjonen om god kommunikasjon
«The single biggest problem in communication is the illusion that it has taken place», skal George Bernard Shaw ha sagt.
Sjølv om ein part sit med det inntrykk at informasjonen er sendt, saka har komme fram og bodskapen er forstått, treng ikkje det nødvendigvis bety at kommunikasjonen har skjedd på ein måte som gir meining for mottakar og fører til at dei forventa handlingar blir utførte.
For vår del viser dette kor viktig det er at «transportkanalen» mellom kontrollutval og kommunestyre fungerer godt.
For vår del viser dette kor viktig det er at «transportkanalen» mellom kontrollutval og kommunestyre fungerer godt.
Aktørane i samspelet mellom kontrollutval og kommunestyre
Sekretariata – «transportkanalen» – skal formidla mykje informasjon mellom høvesvis kontrollutvalet og kommunestyret. Kontrollutvalet sine innstillingar i konkrete saker, til dømes om forvaltningsrevisjonar, skal formidlast til kommunestyret som skal fatta sitt vedtak. Dette skal så formidlast tilbake til kontrollutvalet.
I tillegg skal informasjon om verksemda i begge organ formidlast begge vegar (som årsrapportar og møteprotokollar), og kommunen si oppfølging av revisjonar skal formidlast til kontrollutvalet.
Ei rekke aktørar er involvert i denne kommunikasjonen utover sekretariatet for kontrollutvalet og det kommunale politiske sekretariatet: Saksførebuande einingar i kommunen, administrativ kommunal leiing, og ikkje minst dei folkevalde.
Det kan oppstå overlapping, misforståingar og glippar om ikkje desse aktørane kjenner kvarandre, rollene sine og sjølve saksbehandlingsprosessen.
Innspel til tiltak for godt samspel og god informasjonsflyt
I det følgande peiker eg på nokon utfordringar for kommunikasjonen, og tiltak som kan bidra til god samhandling og flyt. Desse er basert på eigne erfaringar gjennom seks år som politisk sekretær, og erfaringar og innspel frå mine kollegaer i andre kommunar.
1. Bli kjent med kvarandre!
Som sekretær for kontrollutvalet kan ein spørja seg: Har eg nokon gong faktisk møtt den politiske sekretæren i kommunen? For mykje handlar rett og slett om å møtast og å bli kjent. Fysiske og digitale møtepunkt mellom kontrollutvalssekretariat og det kommunale politiske sekretariatet skaper relasjonar og forståing; når ein kjenner personen på andre sida, er det lettare å ta ein telefon, stilla spørsmål, eller gi beskjed om noko som burde vore avklart.
Både formelle kontaktpunkt og uformelle møte har ein verdi, og dette kan vera ein enkel, men effektiv måte å styrka samarbeidet og senka terskelen for dialog.
Mi erfaring er at dei kommunale politiske sekretariata i mange regionar gjerne har eit felles nettverk for erfaringsutveksling m.m. Som kontrollutvalssekretær kan dette vera ein god inngang til å møta og å bli kjent med «dine» politiske sekretærar.
Mi oppfordring til deg som sekretær for eit kontrollutval er derfor enkel: Om du ikkje alt har gjort det, ta kontakt med dei politiske sekretærane i kommunen eller kommunane i din region, og foreslå eit møte!
2. Auka kunnskap og innsikt
Når en først har etablert kontakt, kan ein jobba for å auka kunnskapen om kvarandre si arbeidsform, prioriteringar og mandat m.m. Mi erfaring er at det kan vera avgrensa kor mykje politiske sekretærar, andre tilsette i kommunen og dei folkevalde faktisk kan om kontrollutvalet og dette si rolle, spesielt om ein er nytilsett eller nyvald.
Men dersom ein legg til rette for det, kan den politiske sekretæren etter mi meining spela ei nøkkelrolle i å spreia kunnskap om det rettslege grunnlaget for og prinsippa kontrollutvalet arbeider etter, i den kommunale organisasjonen.
Men dersom ein legg til rette for det, kan den politiske sekretæren etter mi meining spela ei nøkkelrolle i å spreia kunnskap om det rettslege grunnlaget for og prinsippa kontrollutvalet arbeider etter, i den kommunale organisasjonen.
Reint konkret vil eg oppfordra kontrollutvalssekretariata til å minna «dykkar» kommunar på å informera om når det blir tilsett nye politiske sekretærar, slik at de kan oppretta kontakt og presentera dykk og kontrollutvalet si rolle.
I større kommunar består det politiske sekretariata av fleire politiske sekretærar, og då handlar det om å legga til rette for at kontrollutvalssekretariatet har informasjon om kven av desse som er riktig kontaktpunkt.
Ei oppfordring går òg ut til kommunale arbeidsgivarar om å sørga for god opplæring av sine tilsette i politiske sekretariat, gjerne då i samarbeid med nettopp kontrollutvalssekretariatet.
Når det gjeld dei folkevalde, kan folkevaldopplæringa i regi av KS (som blir gjennomført i etterkant av kvart kommunestyreval) vera ein underutnytta ressurs når det kjem til kunnskap om kontrollutvalet sitt arbeid og ansvar. Mi erfaring er at prosessrettleiarane frå KS alltid er veldig opne for – og ønsker – å tilpassa opplæringa etter kommunane sine behov og innspel.
Oppfordringa til kontrollutvalssekretariata er derfor å ta kontakt med det kommunale politiske sekretariatet for å høyra om de kan få bidra til eit relevant segment av opplæringa på eit eller anna vis – om det så berre er å gi innspel, eller å eventuelt halda eit innlegg.
Det er heller ikkje noko i vegen for å invitera dykk sjølv inn for å halda ei orientering for kommunestyret i starten av ein ny periode, separat frå sjølve folkevaldopplæringa.
Uansett form, kan ein med tiltak for auka kunnskap bygga ei meir heilskapleg forståing blant administrasjonen og folkevalde for kontrollutvalet si rolle og funksjon. Dette kan gjera både politisk og administrativt nivå i kommunane (inkludert politisk sekretariat) betre i stand til å behandla kontrollutvalssaker på effektivt og føremålstenleg vis.
3. Publisering av møtedokument
I det daglege virket til både kontrollutvalssekretariatet og kommunale politiske sekretariat er publisering av møtedokument ei kjerneoppgåve. Møteinnkallingar med saksliste og saksframlegg skal publiserast på nett på enkelt tilgjengeleg vis, både for publikum og folkevalde, og i etterkant av møte skal protokollar og vedtak òg formidlast ut.
Som den store hovudregel er det frå kontrollutvalssekretariata si side ønskeleg at kommunane publiserer møteinnkallingar og protokollar til kontrollutvalet på kommunen sine nettsider – dokumenta skal ikkje berre vera publiserte på kontrollutvalet sine eigne nettsider.
Det finst fleire ulike plattformar for slik publisering, og sidan kontrollutvalssekretariatet og det kommunale politiske sekretariatet høyrer til separate organisasjonar, har ein ikkje tilgang direkte inn i kvarandre sine system og plattformar.
Mi forståing er at oversending av saksdokument frå kontrollutvala til kommunen derfor som regel skjer via e-post, og deretter må kommunen finna ein føremålstenleg måte å publisera kontrollutvalsdokumenta på i sine løysingar.
Mi erfaring tilseier òg at dei ulike publiseringssystema ikkje opnar for integrasjonar som gjer at ein kan ordna dette berre ved «å trykka på ein knapp».
Kommunane vel derfor ulike løysingar. Nokon publiserer kontrollutvalet sine møtedokument på ein fast informasjonsplass på nettsidene, mens andre inkorporerer kontrollutvalet sine møte i den offentlege møtekalenderløysinga kor kommunen sine eigne politiske møte blir publisert. Sistnemnde kan vera relativt enkelt eller meir komplisert, alt etter kva systemleverandør kommunen har.
Utan å gå inn i for mykje detaljar, er det slik at dei ulike publiseringsløysingane inngår i eit «økosystem» med sak- og arkivsystem og møtemodular (den politiske sekretæren sitt verktøy for oppsett av saksliste, skriving av protokoll m.m.).
Nokon systemgenererte dokument kan anten enkelt «bytast ut» med dokumenta som kjem frå kontrollutvalssekretariatet, eller så må ein finna omvegar og litt kreative løysingar for å få kontrollutvalsdokumenta publisert på same stad som dei andre politiske møta.
Her kan kontrollutvalssekretariata oppfordrast til å setta dykk inn i korleis kommunane publiserer kontrollutvala sine møtedokument, ...
Her kan kontrollutvalssekretariata oppfordrast til å setta dykk inn i korleis kommunane publiserer kontrollutvala sine møtedokument, og eventuelt ta ein dialog for å forstå bakgrunnen for vala som blir gjort hos kommunen, og eventuelt gi innspel på ønsker de skulle ha rundt publiseringa.
4. Den gode flyten – formidling mellom sekretariat og internt ansvar i kommunen
I tillegg til møtedokument, er saker som kommunestyret skal behandla – ofte oppfølging av forvaltningsrevisjonar – det mest typiske kontrollutvalssekretariatet sender over til kommunalt politisk sekretariat
Når det gjeld sjølve formidlinga av dokument frå kontrollutvalssekretariatet har eg nokon konkrete innspel til sjølve formidlinga av dokument pr. e-post, som kan bidra til betre flyt i saksbehandlingsprosessen:
- Dersom praksis er at e-postar blir sendt til mange mottakarar: Bruk gjerne kopifeltet. Fleire politiske sekretærar har nemnd for meg at det kan oppstå litt forvirring internt kven som skal følga opp ein e-post, dersom både politisk sekretær, kommunedirektør, kommunalsjefar, einingsleiarar, folkevalde, revisorar etc. står som mottakarar.
Dei aller fleste får meldinga til orientering, så desse kan sorterast ut til kopimottakarfeltet, mens dei som faktisk skal følga opp e-posten kan stå som hovudmottakar. - Ver gjerne tydeleg i sjølve e-posten på kva forventninga er til vidare behandling av den oversendte dokumentasjonen. Om møteinnkallingar kan de til dømes skriva noko som: «Ver vennleg og publiser dette i kommunen sin møtekalender på nett.» Eller om saker til kommunestyret, kan de til dømes skriva noko som : «Ver vennleg og legg denne saka fram til behandling i kommunestyret i førstkommande møte.»
Når dokumentasjon først har komme fram frå kontrollutvalssekretariatet til kommunen, er det viktig at kvar kommune har gode interne rutinar for vidare oppfølging. Dette handlar mellom anna om å sikra at saker blir formidla vidare internt til aktuell leiar og saksbehandlar og at dokumentasjon blir korrekt arkivert.
Vidare handlar det om korleis tilbakemeldingar på forvaltningsrevisjonar blir gitt – erfaring tilseier at det kan oppstå forvirring om når det skal skrivast brev til revisor og til dømes lagast saksframlegg til politisk behandling.
Når saker skal til behandling i kommunestyret, handlar det om korleis ein skal gjera dette. Nokon kommunar legg fram eit tomt saksframlegg etter eigen mal, kor ein berre viser til vedlegga i saken (eitt av vedlegga vil vera sjølve saksframlegget slik det er utforma til behandlinga i kontrollutvalet.) Andre kommunar kopierer teksten frå kontrollutvalet sitt saksframlegg inn i sin eigen mal.
Her er det ikkje noko rett eller gale, men oppfordringa er at ein må vera konsekvent, slik at kommunestyret ikkje opplever å få saker frå kontrollutvalet presentert på forskjellig vis frå gong til gong. Og for kommunar som kopierer inn i eigen mal må ein hugsa at det er kontrollutvalet som innstiller, ikkje kommunedirektøren!
Og for kommunar som kopierer inn i eigen mal må ein hugsa at det er kontrollutvalet som innstiller, ikkje kommunedirektøren!
Når saker har vore til behandling i kommunestyret, er det viktig at vedtaket blir formidla tilbake til kontrollutvalssekretariatet, og internt må ein då ha ein rutine på om det er politisk sekretær eller ein saksbehandlar som gjer dette.
Etter mi meining vil det vera klart å føretrekka at det alltid er det kommunale politiske sekretariatet som er hovudmottakar av oversendingar frå kontrollutvalssekretariatet. Då har politisk sekretariat ei koordinerande rolle internt i kommunen, i tillegg til ansvaret for å senda dokumentasjon tilbake til kontrollutvalssekretariatet.
No sikter eg til alt som gjeld møtebehandling i høvesvis kontrollutvalet og kommunestyret. I pågåande forvaltningsrevisjonsprosessar er det naturleg at den aktuelle eining i kommuneadministrasjonen tar seg av kommunikasjonen med til dømes revisor.
Målgruppa for denne artikkelen, og innlegget artikkelen er basert på, er sjølvsagt kontrollutvalssekretariata, Men når det gjeld kommunen sine interne rutinar er det rom for at nettopp kontrollutvalssekretariata kan gi innspel til kommunane, til dømes i dialog med politiske sekretærar eller i opplæringssituasjonar, jf. høvesvis pkt. 1 og 2 over.
Avsluttande merknadar
Mange av innspela som kjem fram i denne artikkelen verkar nok ganske sjølvsagt for mange – og det er eit godt teikn! Det viser at ein har reflektert rundt samarbeidet sekretariata imellom. Likevel trur eg at mange kontrollutvalssekretariat og kommunale politiske sekretariat har eit uutnytta potensial i samhandlinga i «transportkanalen».
Eit godt samarbeid mellom sekretariata – bygd på gjensidig forståing for kvarandre si rolle og arbeidsprosessar – gjer det enklare å oppfylla den viktige rolla sekretariata har i det kommunale styringssystemet, ikkje berre som ein administrativ støttefunksjon, men som ein bidragsytar til framdrift, kunnskap og kvalitet .
__________________________________
Bjarte Stølås Storli (37) er utdanna jurist ved Universitetet i Bergen. Arbeidde frå 2013 som rådgivar i marknadsavdelinga i Nasjonal kommunikasjonsmyndigheit (Nkom), og har sidan 2018 vore tilsett som jurist og politisk sekretær i Sveio kommune. Er styremedlem i Fagleg forum for formannskapssekretærar (FFF), og felles personvernombod for fire kommunar på Haugalandet.
Lenke til kontroll & revisjon nr. 4/2025: