I denne artikkelen gir vi et innblikk i revisjonen av Helseplattformen med vekt på kommunen. Undersøkelsen viste at innføringen av Helseplattformen har truet pasientsikkerheten i Trondheim kommune.
Systemet er lite intuitivt og tidkrevende i bruk, kostnadene blir høyere enn forventet og samhandlingsgevinstene er betydelig redusert fordi fastlegene ikke bruker systemet. Gevinstrealiseringen er usikker, og Helseplattformen AS har ikke levert alt av løsninger og har flere utfordringer.
Begrepet Helseplattformen brukes både om IT-systemet, prosjektet som innfører dette, og selskapet Helseplattformen AS.
Bakgrunn
Stortingsmelding 9 (2012-2013) Én innbygger – én journal, omtalte flere utfordringer i helsetjenesten, blant annet at de teknologiske mulighetene ikke ble utnyttet, og at det var mange selvstendige aktører og mange tekniske løsninger med liten grad av integrasjon mellom hverandre. Helseplattformen skulle være første steg på veien til å nå målet om én innbygger, én journal.
Formålet med å innføre en felles pasientjournalløsning for alle helseaktørene i Midt-Norge var å bidra til helhetlig pasientbehandling i behandlingsforløp på tvers av organisatoriske grenser, økt pasientsikkerhet, og sikre strukturerte helsedata for behandlings-, organisasjons-, forsknings- og utviklingsformål i hele regionen.[2]
Det var også et mål å gjøre systemene mer brukervennlige og sette helsepersonell i stand til å utføre oppgavene sine på en bedre og mer effektiv måte.[3]
Satsingen på Helseplattformen var et omfattende, langvarig og forpliktende samarbeid, som omfattet både departementet, spesialisthelsetjenesten og kommunehelsetjenesten i Trøndelag, der en søkte å nå de nasjonale målene.
Felles revisjonsmandat og innsyn
Sammen hadde Riksrevisjonen og Trondheim kommunerevisjon mandat til å revidere hele “ansvarskjeden”, Helse- og omsorgsdepartementet, Helse Midt-Norge RHF, St. Olavs hospital HF, Trondheim kommune og Helseplattformen AS, det vil si både det statlige og kommunale ansvarsområdet.
Helseplattformen AS er eid av Helse Midt-Norge og flere kommuner. Kommuneloven ga oss dermed ikke innsynsrett. Vedtektene til selskapet gir imidlertid eiernes internrevisjon, kommunerevisjoner og lovpålagte kontrollorganer rett til innsyn i selskapet. Samlet sett ga dette et godt grunnlag for en forvaltningsrevisjon.
Urovekkende medieoppslag
Trondheim kommune tok i bruk Helseplattformen i mai 2022, som første aktør. Utover året kom det flere medieoppslag om problemer ved St. Olavs hospital etter at de hadde innført Helseplattformen. Problemene så ut til å være av alvorlig karakter.
Vi hørte imidlertid lite eller ingen ting om situasjonen i Trondheim kommune, som hadde innført systemet flere måneder tidligere. Det lille vi hadde sett, var bilder av feirende folk, kaker og utsagn om at dette hadde gått bra, og at kommunen ville spare svært mange millioner kroner på innføringen av systemet.
Hvordan vi håndterte prosjektet
For å få oversikt over de viktigste utfordringene og mulige årsaker til problemene, brukte vi Riksrevisjonens metodikk og startet med en foranalyse. Basert på foranalysen laget vi en hovedanalyseplan, og gjennomførte prosjektet i perioden november 2023 – september 2024. Underveis ga vi orienteringer til kontrollutvalget om status i arbeidet.
Samarbeidet
Vi inngikk en samarbeidsavtale og fikk låne PC-er av Riksrevisjonen. På denne måten kunne vi samarbeide på en sikker måte, dele dokumenter, skrive sammen på rapporten osv. Dette var veldig praktisk og effektivt.
Riksrevisjonen hadde den overordnede prosjektledelsen, og vi etablerte en felles prosjektgruppe og en felles styringsgruppe.
Alt arbeidet ble basert på de respektive revisjonsstandardene og interne rutiner. Vi samarbeidet på tvers om problemstillingene, og hadde ukentlige statusmøter. Videre samarbeidet vi om rapportskrivingen og hadde felles drøfting av vurderingene.
Siden vi rapporterer til ulike kontrollorganer, hadde vi tre rapporter; En rapport fra kommunerevisjonens undersøkelse, en rapport fra Riksrevisjonens undersøkelse og en felles rapport som dekket problemstillingene vi hadde samarbeidet om.
Foranalyse og hovedanalyseplan
I foranalysen hadde vi samtaler med ansatte, fastleger, pasientombudet, Statsforvalteren/Helsetilsynet, forskere, eksperter og tillitsvalgte. Et nyttig grep her var at vi skrev enkle referater med en kort oppsummering av hovedpunkter innledningsvis.
Etter foranalysen oppsummerte vi sentrale funn og lagde en hovedanalyseplan. Her lagde vi et spørsmålstre, og utarbeidet problemstillingene i fellesskap.
Problemstillinger
Foranalysen viste at det var viktig å se på om pasientbehandlingen var effektiv og forsvarlig, om Helseplattformen bidrar til bedre samhandling mellom primær- og spesialisthelsetjenesten og i hvilken grad det har vært en god nok økonomisk styring av arbeidet.
Et viktig mål var å finne de viktigste forklaringene på problemene. Noen problemstillinger var felles, og noen undersøkte vi hver for oss.
Problemstillinger:
- I hvilken grad har effektiv og forsvarlig pasientbehandling blitt ivaretatt ved innføringen av Helseplattformen?
- I hvilken grad bidrar Helseplattformen til bedre samhandling mellom primær- og spesialisthelsetjenesten?
- I hvilken grad har det vært en god økonomisk styring av arbeidet med Helseplattformen?
- Hva er de viktigste forklaringene på problemene?
Metodiske grep og utfordringer
Vi hadde stor bredde i metodene og kildene våre, og mange kilder. I alt gjennomførte kommunerevisjonen 52 intervjuer med ledere og ansatte fra alle tjenesteområdene som bruker Helseplattformen. De aller fleste var fysiske intervjuer ute på enhetene.
Det viste seg at de ulike informantene hadde forskjellig oppfatning av situasjonen. De ansatte og lederne i enhetene var kritiske, mens toppledelsen og prosjektledelsen var gjennomgående positive.
Vi gjennomførte også en omfattende regnskapsgjennomgang, en spørreundersøkelse til fastleger, gikk gjennom statistikk, tidligere gjennomførte undersøkelser blant de ansatte. Vi gjennomførte analyser av innmeldte problemer og feil med systemet og avvik i pasientbehandlingen. Vi ba også om demonstrasjoner av hvordan systemet fungerte.
Spørreundersøkelse til fastlegene
Vi gjennomførte en spørreundersøkelse til alle fastleger i Trondheim. Vi brukte noe tid på formuleringen av spørsmålene, for å sikre at alle var nyttige. Siden kommunene har ansvar for fastlegeordningen, hadde de gode e-postadresser. Svarresponsen var relativt god, 64 prosent. Vi valgte en anonym undersøkelse, som reduserte muligheten til oppfølging i etterkant.
Resultatene var svært samstemte og negative. De fleste fastlegene opplevde at informasjonsdelingen med kommunen og St. Olavs hospital var uendret eller dårligere etter innføring av Helseplattformen, og ingen ønsket å ta systemet i bruk.
Fastlegene opplevde ekstraarbeid og økt tidsbruk, og mange svarte at henvisninger og meldinger ikke hadde kommet frem. Nesten alle fastlegene som svarte oppga at innføringen hadde ført til negative konsekvenser for pasientene.
Analyseskjema
Vi hadde behov for å innhente objektiv informasjon om hvordan ulike brukergrupper opplevde samhandlingsmulighetene i systemet. Vi tok utgangspunkt i sentrale mål for Helseplattformen og lagde et analyseskjema til bruk i strukturerte intervju.
Vi valgte ut fire ulike enheter, akutten og klinikk for ortopedi ved St. Olavs hospital, og Legevakta og Øya helsehus i Trondheim kommune. Disse enhetene ble valgt for å belyse situasjonen for både akutt og planlagt behandling.
Vi intervjuet operasjonsplanleggere, leger, sykepleiere og helsefagarbeidere i fellesskap.
Nøyaktig samme spørsmål ble stilt til alle. Spørsmålene var knyttet til ulike arbeidsflyter for samhandling om journaldokumenter, legemiddellister og prøveresultater.
Det var svært interessant, men skjemaet ble litt komplekst, og vi vurderte svarene litt ulikt på grunn av dette. Vi løste dette ved å gå gjennom resultatene i fellesskap etter intervjuene.
Vi hadde et stort tilfang av data, og det var helt nødvendig for å svare på problemstillingene.
De viktigste funnene
Innføringen av systemet truet pasientsikkerheten
Undersøkelsen viser at innføringen av Helseplattformen har truet pasientsikkerheten. Systemet oppleves som lite intuitivt, komplekst og tidkrevende å bruke, og ansatte bruker tid på å lete etter informasjon.
Dette er ikke i tråd med krav i pasientjournalloven om at informasjonen skal være lett å bruke og finne frem i. Meldinger og brev har i mange tilfeller ikke kommet frem.
De ansatte bruker mer tid på journalføring enn tidligere, og det har vært et krevende arbeid med legemiddellistene. Antall legemiddelavvik i kommunen økte, og det har forekommet at pasienter har fått feil medisin. Gjøremål har forsvunnet fra ansattes arbeidslister.
Til tross for disse alvorlige funnene, viser undersøkelsen at det ikke har vært uforsvarlige tjenester i forbindelse med innføringen av systemet, og informantene opplyser at Helseplattformen fungerer greit som journalsystem.
Samhandlingsgevinstene er redusert
Den interne samhandlingen i Helseplattformen i kommunen fungerte stort sett bra, og systemet har lagt til rette for en bedre samhandling med St. Olavs hospital. Samhandlingsgevinstene reduseres imidlertid betydelig fordi fastlegene og avtalefysioterapeutene ikke bruker Helseplattformen.
En stor andel av fastlegene opplever at informasjonsdelingen har blitt dårligere. Mange fastleger opplyser at innføringen har ført til negative konsekvenser for deres pasienter. Ingen av fastlegene var positive til å ta i bruk Helseplattformen slik systemet var på undersøkelsestidspunktet, og 62 prosent av fastlegene svarte at de heller ikke er positive til å ta i bruk systemet i fremtiden.
Svært store kostnader
De samlede kostnadene til innføring og utvikling av Helseplattformen anslo vi til 6,7 milliarder kroner per oktober 2024.
Trondheim kommune holdt budsjettrammen
Undersøkelsen viste at Trondheim kommune har holdt seg innenfor vedtatt budsjettramme for investeringsprosjektet. Kommunen har hatt realistiske budsjetter og tilstrekkelige risikoavsetninger.
Den økonomiske styringen og oppfølgingen av kommunens kostnader med anskaffelsen har vært tilfredsstillende. Driftskostnadene kommer imidlertid til å bli høyere enn planlagt, og det har vært betydelige uforutsette merkostnader.
Eierskapet medfører økonomisk risiko knyttet til drift og utvikling
Eierskapet i Helseplattformen AS medfører at kommunen tar økonomisk risiko. Hvis ikke alle kommunene tar i bruk systemet, blir det færre å dele felleskostnadene med. Det er usikkerhet knyttet til framtidige driftskostnader.
De årlige driftskostnadene for Trondheim kommune blir rundt 70-85 mill. kr når kapitalkostnaden er inkludert. En videreutvikling av systemet vil kreve tilleggskjøp fra virksomhetene.
Gevinstrealiseringen er usikker
Kommunen har beregnet et potensial for gevinstrealisering til 80-100 millioner kroner, men hvor store gevinster som kan realiseres er usikkert. Størrelsen på gevinstene er også avhengig av at fastlegene tar i bruk systemet. Gevinstene forventes først tatt ut fra og med 2025.
Kvaliteten på styringsinformasjonen er ikke tilfredsstillende
Et sentralt mål med Helseplattformen er bedre styringsinformasjon som grunnlag for kvalitets- og forbedringsarbeid og bedre datagrunnlag for forskning og innovasjon.
Vår undersøkelse viste at kvaliteten på styringsinformasjonen ikke var tilfredsstillende. Det var laget måleindikatorer for å sammenligne utvikling over tid og mellom enheter og kommuner, men informasjonen var ofte ikke korrekt, og derfor ikke nyttig.
Flere forklaringer på problemene i kommunen
Undersøkelsen viser at det er flere forklaringer på problemene. Helse Midt-Norges grunnlag for valg av konsept var mangelfullt, og innebar svært høy risiko. Brukskvaliteten ble ikke godt nok vurdert, og viktige innspill i sluttfasen ble ikke tilstrekkelig utredet og vurdert.
Verken Helseplattformen AS, St. Olavs hospital eller Trondheim kommune var godt nok forberedt på å innføre Helseplattformen. Utvikling, testing og opplæring foregikk parallelt, og testingen var begrenset og avdekket ikke viktige feil. Opplæringen var for dårlig.
Helseplattformen AS har prioritert St. Olavs hospital etter at de tok i bruk systemet. Trondheim kommune har vært nødt til å vente på å få løst feil og mangler.
Helseplattformen AS har foreløpig ikke levert alt av løsninger i samsvar med bestillingen, og kommunen har utarbeidet en restanseliste. Det er også en liste med endringsønsker.
Kommunen har hatt en tilstrekkelig prosjektstyring, men de risikoreduserende tiltakene har ikke hatt god nok effekt.
Beslutningsstrukturen var omfattende og kompleks, og få spørsmål ble løftet høyt opp i beslutningsstrukturen. De mest kritiske utfordringene ble derfor ikke tatt tak i tidlig nok.
Eierne har ikke lagt godt nok til rette for at selskapet har bygget opp en drifts- og forvaltningsorganisasjon som er tilpasset behovet.
Kapasiteten i selskapet har vært en utfordring. Selskapet har ikke hatt tilstrekkelig IT-kompetanse til å drifte og utvikle Helseplattformen, og var dårlig forberedt på drifts- og forvaltningsfasen. Trondheim kommune har vært en aktiv kunde, men eierrollen legger begrensninger på kunderollen.
Offentliggjøring
Sammen med Riksrevisjonen inviterte vi til en felles pressekonferanse i Trondheim 24. oktober 2024. Stortinget og kontrollutvalget fikk rapportene kvelden før pressekonferansen, med sperrefrist til kl. 10 dagen etter.
Bystyret vedtok i februar 2025 sterk kritikk av arbeidet med Helseplattformen. Byrådet må gi tilbakemelding om hvordan saken følges opp innen utgangen av året.
Læringspunkter
Riksrevisjonen og Trondheim kommunerevisjon er enige om at samarbeidet fungerte godt og ga stor merverdi for begge parter. Begge parter har prioritert samarbeidsrevisjonen med tanke på ressurser.
Vi erfarte at samarbeid krever tid til planlegging, forberedelser, avklaringer, analyser, drøfting av funn og rapportskriving. Samarbeidet ga bedre kvalitet på undersøkelsene, og vi dekket et større perspektiv. Samarbeidet førte også til kompetanseheving og større trygghet om egne funn og vurderinger.
____________________________
Stortinget har vedtatt at det skal gjennomføres åpne og uavhengige økonomiske, samfunnsmessige, kvalitetsmessige og juridiske analyser av fordeler og ulemper for sykehus, kommuner, fastleger og pasienter knyttet til Helseplattformen. Analysene skal se hen til alternativer med videreføring og forbedring eller løsninger basert på eksisterende alternativer i markedet.
Trondheim kommune – som er nest største eier av journalsystemet – krever nå å få i underkant av 35 millioner kroner i erstatning fra Helseplattformen AS. Kravet er knyttet til ekstrakostnader kommunen har blitt påført på grunn av problemer med faktureringsløsningen.
Den uavhengige medieaktøren Medwatch skriver at de aller fleste norske kommuner skal anskaffe nye pasientjournalsystemer den kommende tiden. Et tjuetalls kommuner i Værnesregionen er i en anbudsprosess. Bodø kommune la ut et anbud i januar, og Oslo kommune skal være i gang med markedsdialog. Stavanger kommune har nylig kunngjort en konkurranse for alle rogalandskommunene.
____________________________
Noter:
- Helsetilsynet (2023): Stedlig tilsyn med Helseplattformen ved St. Olavs hospital HF
- Helse Midt-Norge RHF (2017), Konseptrapport, versjon 1.0 vedtatt 30. november.
- Prop. 1 S (2021–2022). For budsjettåret 2022. Helse- og omsorgsdepartementet.
____________________________
Kilder:
- Helse Midt-Norge RHF (2017), Konseptrapport, versjon 1.0 vedtatt 30. november.
- Helse- og omsorgsdepartementet, Prop. 1 S (2021–2022). For budsjettåret 2022.
- Helsetilsynet (2023): Stedlig tilsyn med Helseplattformen ved St. Olavs hospital HF
- Helsetilsynet (2024), Tilsynsrapport fra innføring av Helseplattformen ved St. Olavs hospital HF
- Helsetilsynet (2024), Nyhetsartikkel om avslutning av tilsynet i november 2024
- Riksrevisjonen (2024), Dokument 3:3 (2024-2025) Riksrevisjonens undersøkelse av Helseplattformen i Midt-Norge
- Trondheim kommune (2025), Forvaltningsrevisjon av Helseplattformen, bystyret, sak 25/25, 20.2.25
- Trondheim kommunerevisjon (2024), Rapport 12/2024-F Helseplattformen i Trondheim kommune
____________________________
Kathrine Moen Bratteng er forvaltningsrevisor i Trondheim kommunerevisjon. Hun er utdannet cand. polit. med hovedfag i sosiologi fra NTNU og har en MBA i offentlig revisjon fra NHH. Bratteng var prosjektleder for Trondheim kommunerevisjons arbeid med forvaltningsrevisjon av innføring av Helseplattformen i Trondheim kommune.
Lenke til kontroll & revisjon nr. 4/2025: