Kommunal- og distriktsdepartementet (KDD) innleder den omfattende tolkningsuttalelsen med å beskrive problemstillingen og utgangspunktet for spørsmålet fra Statsforvalteren. Deretter beskriver de kommunelovens regler for folkevalgte organer og administrasjon og drøfter hva som kan ligge i jevnlige og planlagte sammenkomster som ikke er møte og uten saksbehandling.
Departementet avslutter tolkningsuttalelsen med følgende oppsummering og konklusjon:
"Det er vanskelig å svare generelt på om det kan finnes tilfeller der faste og jevnlige sammenkomster mellom folkevalgte og administrasjonen kan gjøres uten at det i realiteten må anses som et møte i et folkevalgt organ og/eller at saksbehandling i realiteten skjer. Dersom det faktisk skulle være tilfelle, og det som skjer ikke fremstår som en omgåelse av de aktuelle reglene, vil det ikke stride mot kommuneloven. Generelt vil vi anta at det er vanskelig eller sjeldent at de konkrete forholdene er slik at dette kan gjennomføres på en måte som er i tråd med kommuneloven.
Dette må vurderes konkret ut fra innretningen på den enkelte sammenkomsten. Dersom det for eksempel skulle være et rent informasjonsmøte, der både folkevalgte og ansatte samles for å få felles informasjon om for eksempel en hendelse i kommunen, antas at det vil kunne gjøres i gitte situasjoner og under gitte forutsetninger. På tilsvarende måte må en samling som er ren opplæring, for eksempel om en ny lov på området, antas at vil kunne gjøres. Forutsetningen for begge disse type møter er at det ikke i tillegg blir et tema eller diskusjon om saker som behandles – slik at det også blir en form for saksbehandling. I tillegg er det en forutsetning at den informasjonsflyten som ligger til grunn for kommunelovens regler, ikke brytes. Det vil si at alle de folkevalgte i et organ får samme informasjon om kommunens virksomhet fra administrasjonen."
Les hele tolkningsuttalelsen fra KDD til Statsforvalteren i Vestfold og Telemark: