Gransking som en tjeneste tilbudt både offentlige og private oppdragsgivere, vokste frem tidlig på 2000-tallet. Jeg deltok selv i denne utviklingen basert på at revisjons- og rådgivningsgiganten PwC bygget opp en internasjonal avdeling for slike undersøkelser og forebyggende compliance tjenester med fokus på uønskede hendelser innenfor hovedsakelig kategoriene økonomisk kriminalitet og interne misligheter.
Innledning
Internasjonalt ble betegnelsen «Forensic Services» eller «Corporate Investigations» gjerne benyttet. Etter noen år hvor vi i PwC i Norge benevnte tjenesten «sivil etterforskning», ble tjenesten gitt navnet gransking og senere tydeliggjort som privat gransking.
I forhold til at dette tidligere var en tjeneste som var forbeholdt etterforskningstjenestene til politiet og påtalemyndigheten, hadde særlig forsikringsselskapene og noen av de større private selskapene tatt i bruk interne granskere, eller utredere som da var betegnelsen, oftest med politibakgrunn eller erfaring fra myndighetenes kontrollenheter, til å undersøke mistanke om forsikringssvindel, interne misligheter og korrupsjon/bestikkelser.
Hvitvaskingsregelverket som ble implementert første gang midt på 90-tallet, medførte at finansinstitusjonene og andre virksomheter underlagt loven, måtte etablere enheter som skulle undersøke mistenkelige transaksjoner i forhold til rapporteringsplikten overfor myndighetene (Økokrim).
Gjennombruddet for gransking benyttet av offentlig sektor kom noen år inn på 2000-tallet med rammeavtaler tildelt granskere av kommuner som medførte gransking av omfattende saker som Oslo kommunes korrupsjonssak innen plan- og bygg og den svært omfattende Terra-saken; finansskandalen i 2007 som rammet et stort antall kommuner i hele landet. Det ble utført flere slike private granskinger som skaffet til veie opplysninger som ble sentrale i etterfølgende rettsprosesser.
Utviklingen har fortsatt, og i dag utføres det granskinger for kommuner, andre offentlige virksomheter og for private selskaper. Både revisjons- og rådgivningstjenester, advokatfirma og spesialiserte granskingsselskaper tilbyr sine tjenester, gjennomfører granskinger og presenterer sine funn i granskingsrapporter.
Flere kommuner har rammeavtaler med granskere og bestiller granskingsoppdrag. Denne fremstillingen tar sikte på å gi innspill til vesentlige forhold å ta hensyn til ved valg av gransker. Jeg har erfart i flere tilfeller, at det i for stor grad tas hensyn til det tilbudte budsjettet og i mindre grad til den faglige kompetansen som tilbys. Det har medført at det har gått skikkelig galt i flere tilfeller; også økonomisk, da det f. eks. i ett tilfelle ble tilbudt en økonomisk ramme på fem millioner kroner, mens sluttregningen ble 50 millioner kroner.
Et utgangspunkt for min fremstilling er at det å gjennomføre forsvarlige granskinger krever særskilt kompetanse og erfaring. Jeg mener at gransking, i den betydningen jeg omtaler tjenesten som her, er et spesialisert fagfelt og et eget håndverk.
Et utgangspunkt for min fremstilling er at det å gjennomføre forsvarlige granskinger krever særskilt kompetanse og erfaring.
Det gjøres en rekke undersøkelser i virksomheter for å frem bringe fakta som ikke nødvendigvis faller innenfor kategorien privat gransking, men der prinsipper for forsvarlig prosess og nødvendig kompetanse kan være nyttige å ta med seg inn i slike undersøkelser.
En gransking kan bety en dramatisk og krevende situasjon for både virksomheten og de personer som blir involvert; uavhengig av om personene er å betrakte som informasjonsbringere («vitner») eller om det gjelder personer som undersøkelsene synes å rettes mot.
Rettssikkerheten for alle involverte må ivaretas, og det kan lett gå galt; særlig om både prosess og metode ikke er ivaretatt på en god måte.
Ett vesentlig område som krever særskilt kompetanse og alltid er utfordrende, er intervjusituasjonene. I hvert fall for de meste krevende situasjonene, er det alltid mitt utgangspunkt og mitt klare råd, at intervjueren må besitte både kompetanse og erfaring fra slikt arbeid. Her «syndes» det også i politiet. En revisor ansatt i et politidistrikts økonomiske etterforskningsavdeling, fortalte meg nylig at vedkommende ble satt til å foreta et for saken viktig avhør, helt uten erfaring eller kompetanse. Det gikk selvfølgelig ikke bra.
Hva er gransking?
Advokatforeningen har utarbeidet retningslinjer for private granskinger; siste oppdaterte versjon fra 2023, som er en god rettesnor for den type granskinger som denne artikkelen omhandler og også for andre yrkesgrupper enn advokater. Retningslinjene er ment å bidra til å sikre en forsvarlig og god gjennomføring av granskinger.
Granskingsbegrepet blir fremstilt slik i retningslinjene:
«Granskingsbegrepet er ikke entydig, men kjennetegnes ved at det foretas en undersøkelse hvor formålet som regel vil være å avklare og analysere faktiske forhold kombinert med en rettslig vurdering av hendelsesforløpet. Granskingsoppdrag kan også omfatte analyse av årsaksforhold og anbefalinger om tiltak. Granskingsbegrepet, slik det er benyttet i retningslinjene, omfatter ikke såkalte fakta-undersøkelser som metode, som utelukkende har til formål å samle inn og systematisere informasjon. Det avgjørende er ikke om arbeidet kalles en gransking eller ikke. Det avgjørende er arbeidets karakter. Retningslinjene kan derfor komme til anvendelse selv om arbeidet er gitt andre betegnelser, som for eksempel undersøkelse, evaluering, revisjon eller lignende. Temaene for granskinger har et vidt spenn, alt fra undersøkelse av arbeidsmiljø til mistanke om regelbrudd eller økonomisk kriminalitet.»
Granskingsprosessen
Krav til en forsvarlig granskingsprosess er godt dekket i Advokatforeningens retningslinjer.
I det følgende vil jeg redegjøre for noen innspill ved en følgende 15-punkts liste som beskriver prosessen i kronologisk rekkefølge, basert på mine egne erfaringer.
1. Oppdragsavtale
Oppdragsavtalen etablerer den bindende kontrakten mellom oppdragsgiver og gransker.
Den bør inneholde beskrivelse av bakgrunnen for og formålet med granskingen samt henvisning til et tydelig mandat som avgrenser omfanget av arbeidet. Det har vært eksempler på at granskerne har funnet opplysninger som indikerer behov for undersøkelser utover mandatet og har gått i gang med arbeidet uten at avtalen er utvidet i overensstemmelse med oppdragsgiver.
Dette er ikke minst nødvendig å være oppmerksom på i forhold til det budsjettet som er avtalt i oppdragsavtalen. Dette er bindende for granskeren, og etter min mening bør avtalen inneholde forutsetninger for løpende oppdateringer fra gransker både om foreløpige resultat av granskingen og status for påløpte kostnader.
Avtalen bør tydeliggjøre forutsetningene fra oppdragsgivers side i forhold til uavhengighet og objektivitet. Det er noen fallgruver ved en gransking som kan utfordre uavhengigheten som jeg kommer tilbake til avslutningsvis.
2. Mandatsutforming
Mandatet bør være detaljert både i form av oppdragsbeskrivelse, formålsbestemmelse, forutsetninger fra oppdragsgivers side blant annet i forhold til uavhengighet, den økonomiske rammen for arbeidet og et ønsket tidspunkt for sluttleveransen.
En innholdsfortegnelse for et slikt mandat kan som et eksempel, se slik ut:
- a) Bakgrunn for granskingsoppdraget
- b) Omfang
- c) Mål
- d) Prosess
- e) Organisering
- f) Prosjektledelse og prosjektteam
- g) Overordnet tidsplan
- h) Statusrapportering og sluttrapport
Riktig omfang av granskingen vil kunne sikres gjennom en prosess som sørger for tilstrekkelig dybde, bredde og kvalitet i granskingsarbeidet. Dette skal bli ivaretatt gjennom hensiktsmessig og nøyaktig planlegging, gjennomføring og dokumentasjon av definerte mål.
3. Retningslinjer for den konkrete granskingen
Hensikten med å utarbeide retningslinjer for granskingen, er å avklare en del situasjoner og problemstillinger som normalt alltid vil komme opp underveis under arbeidet, selv om det ikke alltid er mulig å forutse alle slike situasjoner.
Retningslinjene utarbeides av gransker etter at oppdraget er avtalt og mandatet utformet.
Retningslinjene utarbeides av gransker etter at oppdraget er avtalt og mandatet utformet.
Disse kan som eksempel inneholde avklaringer om:
- a) Oppdragsgivers medvirkning under granskingsarbeidet
- b) Ansattes medvirkning
- c) Bistand fra sakkyndige
- d) Bistand til ansatte fra ansattes organisasjoner
- e) Opptak av forklaringer – bør redegjøres for i egne retningslinjer for intervjuer med fokus på dokumentasjon og kontradiksjon (rett til gjennomgang av utkast til intervjureferat)
- f) Håndtering av tips og anonyme vitner
- g) Varslere – Skal behandles etter bestemmelsene i arbeidsmiljøloven og personopplysningsbestemmelsene.
- h) Informasjonsdeling – Innhentet informasjon skal håndteres, både under granskningen og etter avsluttet granskning, på en sikker måte etter krav i personvernforordningen og i henhold til databehandleravtale mellom oppdragsgiver og gransker
- i) Taushetspliktbestemmelser – Rett til innsyn
- j) Kontradiksjonsbestemmelser
- k) Håndtering av elektronisk lagret informasjon, herunder e-post korrespondanse – Sikring av dokumentasjon
- l) Bruk av tekniske og elektroniske verktøy til analyse og sammenstillinger
- m) Utforming av granskningsrapport – Granskningsrapportens format og distribusjon avklares nærmere med oppdragsgiver, herunder hvilken dokumentasjon som skal følge rapporten.
4. Tidsplan og kostnadsestimat
Normalt avtales et granskingsoppdrag med en angitt timepris pr. gransker. Det kan være vanskelig å sette en økonomisk ramme fra starten av avhengig av oppdragets art og forutsetningen ved oppstart, men det bør uansett settes en første fase ramme som eventuelt senere avtales utvidet.
God kostnadskontroll og løpende rapportering om forbrukt tid, skal gi oppdragsgiver trygghet for kostnadsutviklingen og er et viktig element for en forsvarlig og profesjonell granskingsprosess.
Kostnadene bør knyttes opp mot en overordnet tidsplan der de enkelte deler og faser av granskingsarbeidet beskrives.
5. Kompetansevurdering og teamsammensetting
Granskingsarbeidet består av en rekke forskjellige fagområder som krever spisskompetanse, hvilket må gjenspeiles i sammensetningen av granskingsteamet.
Det skal innhentes og analyseres forskjelligartet dokumentasjon som eksempler under avhengig av sakstype:
- Nettverk og forbindelser
- Informasjon fra åpne og offentlige kilder
- Saksbehandlingsdokumenter
- Protokoller og vedtak
- Saksutredninger
- E-post-korrespondanse
- Presentasjoner
- Kontrakter og avtaler
- Arbeidsdokumenter og rapporter fra revisjon
- Bransjekunnskap
- Selskapsinformasjon
- Osv.
Innhenting av regnskapsinformasjon med undersøkelser og analyse av regnskap er normalt en omfattende del av granskingsarbeidet.
Innhenting av regnskapsinformasjon med undersøkelser og analyse av regnskap er normalt en omfattende del av granskingsarbeidet.
Intervjuer og samtaler utgjør også vanligvis en vesentlig del.
Det vil derfor ofte måtte benyttes et tverrfaglig granskingsteam med profesjonelle granskere (granskingsleder), regnskapskyndige (revisorer), analytikere, jurist med kompetanse innen aktuelle rettsområder (f. eks. arbeidsrett, forvaltningsrett, erstatningsrett, strafferett mv), it-teknisk kompetanse og eventuelt for oppdraget særskilte sakkyndige.
Advokatforeningens retningslinjer understreker behovet for rett kompetanse slik:
«For å sikre en forsvarlig granskingsprosess, herunder kvalitativ fakta innhenting og gode vurderinger, må granskerne ha nødvendig erfaring og kompetanse.»
Uavhengighet og habilitet er som nevnt vesentlige elementer og retningslinjene understreker dette:
«Granskerne skal være uavhengige og upartiske. Det må ikke foreligge omstendigheter som sår tvil om granskernes evne til å utføre arbeidet på en tilstrekkelig uavhengig måte. Dette gjelder i relasjon til oppdragsgiver, saksforhold og den eller de som antas å være berørte.»
De følgende resterende punktene under Granskingsprosessen behandles under Granskingsmetode:
- 6. Granskingsplanlegging
- 7. Forberedende undersøkelser - forundersøkelser
- 8. Gjennomføring av granskingen
- 9. Analyse, bevisvurdering og konklusjoner
- 10. Kontradiksjon
- 11. Utforming av rapport
- 12. Avlevere granskingsrapport
- 13. Avslutte granskingsarbeidet
- 14. Evaluering
- 15. Etterfølgende rådgivning
Som avslutning på artikkelens del om granskingsprosess, kan det være hensiktsmessig å ta med Advokatforeningens retningslinjers påminnelse om de prinsippene som skal ligge til grunn for granskingsarbeidet og for de vurderingene granskerne gjør under hele granskingen:
- Prosessen skal være rettferdig og skal gjennomføres innen rimelig tid
- Prosessen skal ta hensyn til rettssikkerhet og forutberegnelighet
- Uskyldspresumsjonen skal hensyntas
- Berørte skal gjøres kjent med anklagene mot seg
- Berørte skal gis anledning til å uttale seg og forsvare seg gjennom verifisering og kontradiksjon
- Berørte skal gis vern mot selvinkriminering
- Berørte kan la seg representere av advokat eller annen rådgiver
Retningslinjene bruker «den berørte» som betegnelse på den som bør ha rettigheter til innsyn og kontradiksjon. Betegnelsen innebærer at undersøkelsen og utfallet av denne må ha betydning for den enkeltes situasjon.
Hvem som i det konkrete tilfellet er berørt eller ikke, må avgjøres ved en konkret vurdering, hvor det blant annet må tas hensyn til nærhet til temaet for undersøkelsen og hvilket utfall eller konsekvenser undersøkelsen kan få. Personer som utelukkende avgir forklaring som vitner vil ikke omfattes av begrepet, selv om de kan ha rettighetsforhold som vil bli berørt.
Granskingsmetode
Granskingsprosessen er rammene for granskingsoppdraget. Da gjenstår substansen; å hente inn og analysere samt rapportere det som er oppdragets formål; å skaffe til veie tilstrekkelig informasjon til å rekonstruere en eller flere hendelser, til å forstå rot-årsak til hendelsene og til å kunne gjenopprette det som har feilet i forhold til internkontroll, kvalitetskontroll, god forvaltningspraksis, etiske retningslinjer, compliance-program mv.
En gransking vil kreve en rekke forskjellige metoder og systemer for å hente inn det som normalt vil være granskingens hovedformål delt i disse tre nivåer som gjenspeiler rekkefølgen i arbeidet:
Nivå 1 - Hva har skjedd? (“Rekonstruksjonsfasen”)
Nivå 2 – Hvorfor har det skjedd og hvordan kunne det skje? (“Årsaksanalysen”)
Nivå 3 – Hva kan vi lære og hvordan kan vi unngå at det skjer igjen? (“Gjenopprettingsfasen”)
Granskingskompetanse krever både granskingsmetodekunnskap og en kombinasjon av kunnskap og erfaring fra flere fagområder. Det offentlige tilbyr utdanning i faget gransking gjennom om kurs i etterforskning ved Politihøgskolen og myndighetenes kontrolletater. For privat sektor er tilbudet i Norge ikke like tilgjengelig, men det finnes kurstilbud innen akademia og internasjonalt i regi av forskjellige compliance-organisasjoner.
Granskingskompetanse består for en vesentlig del av erfaring fra arbeid med etterforskning og gransking innenfor forskjellige typer saksområder og jeg vil legge til; en god del teft og personlige egenskaper som kreves for å bli en dyktig gransker.
Granskingskompetanse består for en vesentlig del av erfaring fra arbeid med etterforskning og gransking innenfor forskjellige typer saksområder og jeg vil legge til; en god del teft og personlige egenskaper som kreves for å bli en dyktig gransker.
Som utøver av privat gransking ville jeg ikke vært foruten erfaringene fra politi- og påtaleorganisasjonene Kripos og Økokrim, som var gode «etterforskningsskoler» og som ga spesialutdanning innen viktige fagområder som metoder for avhør (intervjuer) og sikring og analyse av data.
Den såkalte MTO-modellen (Menneske, Teknologi og Organisasjon) brukes gjerne ved gransking for særlig systematisk å identifisere årsakene til en uønsket hendelse ved å analysere samspillet mellom disse tre faktorene.
Denne delen av en gransking, som har fått mye fokus i den senere tid, er en grundig gjennomgang for å forstå hva som skjedde, slik at man kan lære av hendelsen og sette inn tiltak for å hindre gjentakelse. MTO-modellen er et viktig verktøy i denne prosessen, og er mye brukt i bransjer som petroleum og helse ved uønskede hendelser.
Modellen hjelper til med å identifisere bakenforliggende årsaker (rot-årsaker) ved å analysere hvordan menneskelige, teknologiske og organisatoriske forhold påvirket hendelsen. Den tar utgangspunkt i at uønskede hendelser ofte skyldes et samspill mellom disse tre faktorene.
Ved å bruke MTO-modellen kan man forstå årsaksforholdene for en hendelse, noe som er nødvendig for å kunne sette inn effektive tiltak for å unngå lignende hendelser i fremtiden. Modellen gir en systematisk ramme for granskning og brukes ofte sammen med andre metoder som tidslinjer og «røde flagg»-systematikk.
Hovedformålet med en gransking vil ofte være å identifisere årsaker som kan forhindre at lignende hendelser skjer igjen og skal gi innsikt for læring og forbedring i en organisasjon.
Hovedformålet med en gransking vil ofte være å identifisere årsaker som kan forhindre at lignende hendelser skjer igjen og skal gi innsikt for læring og forbedring i en organisasjon.
Ved å identifisere den underliggende årsaken kan man implementere varige løsninger i stedet for å forholde seg til symptomer som gir kortsiktige gevinster.
Internasjonalt, herunder innen håndtering av korrupsjonssaker, er det en utvikling mot at granskingen også skal innebefatte årsaksanalyser; slik det følger av et dokument fra amerikanske justismyndigheter fra 2024 som gir veiledning for evaluering av virksomheters compliance-program:
“Another hallmark of a compliance program that is working effectively is the existence of a well-functioning and appropriately funded mechanism for the timely and thorough investigations of any allegations or suspicions of misconduct by the company, its employees, or agents. An effective investigations structure will also have an established means of documenting the company’s response, including any disciplinary or remediation measures taken. Properly Scoped Investigation by Qualified Personnel – How has the company ensured that the investigations have been properly scoped, and were independent, objective, appropriately conducted, and properly documented? Response to Investigations – Have the company’s investigations been used to identify root causes, system vulnerabilities, and accountability lapses, including among supervisory managers and senior executives? What has been the process for responding to investigative findings? How high up in the company do investigative findings go?”
Her følger en gjennomgang av de enkelte trinnene.
Trinn 1: Forundersøkelser
En forundersøkelse er en innledende undersøkelse av det aktuelle utgangspunktet for saken, f. eks. et varsel, som skal gjøre det mulig for en besluttende instans å vurdere om opplysningene er av en slik art at en gransking bør iverksettes.
Det er altså en begrenset undersøkelse for å avstemme eller avklare hendelsen. Noe av hensikten er at den skal utføres strengt konfidensielt slik at kun helt nødvendig personell får kjennskap til varselet og at en forundersøkelse igangsettes. Dette skal bidra til at det på dette stadiet ikke skal lekke ut informasjon offentlig eller til andre i organisasjonen; altså bruk av et strengt «Need to Know»-prinsipp.
I en slik fase kan det gjennomføres samtaler og intervjuer med varsler/varslere, det kan innhentes opplysninger og dokumentasjon fra trygge kilder i organisasjonen eller virksomheten, og det kan gjøres søk i åpne og offentlige kilder og registre (såkalt OSINT=Open Source Intelligence).
Ved siden av å avklare om det er grunnlag for å gå videre til en gransking, vil forundersøkelsen, om det besluttes å gå videre, skaffe et bedre grunnlag for en god planlegging av arbeidet i granskingsfasen samt bidra til en forsvarlig intern og ekstern kommunikasjonsplan.
Forundersøkelsen skal legge til rette for en beskyttelse av varslere, slik at det unngås lekkasjer som vi har erfart har vært svært ødeleggende i flere saker; både for varslere som blir identifisert og for gjennomføringen av en forsvarlig granskingsprosess.
Resultatet av forundersøkelsene oppsummeres i en særskilt forundersøkelsesrapport og legges frem av gransker for den besluttende myndighet i forhold til videre tiltak.
Trinn 2: Faktainnhenting/Rekonstruksjonsfasen
Rekonstruksjonsfasen vil omfatte forskjellige operative tiltak for å innhente relevante fakta på en rettslig korrekt måte gjennom intervjuer, sikring og analyse av forskjellige former for dokumentasjon, e-post-korrespondanse og andre relevante tiltak.
Dette kan gjerne beskrives som:
- a) Identifisering, sikring og gjennomgang av relevant fysisk lagret dokumentasjon.
- b) Identifisering, sikring og gjennomgang av relevant elektronisk lagret dokumentasjon.
- c) Planlegging, gjennomføring og dokumentasjon av intervjuer med involverte personer, dvs. personer som granskingen vil rettes mot (de berørte)) og personer som kan gi supplerende informasjon.
Målet med dette arbeidet er å skaffe til veie nødvendige opplysninger for å kunne forstå hva som har skjedd.
I takt med den elektroniske utviklingen; i disse dager innen AI (kunstig intelligens), vil granskere benytte avanserte dataverktøy for å behandle informasjonen på en effektiv måte; både til database for informasjon, analyse, visualisering, rapportering, presentasjoner, strukturering og visualisering av tekstdokumenter mv.
Maskinlæringsalgoritmer kan analysere store datasett og avdekke unormale transaksjoner eller bruksmønstre. Her vil det komme stadig nye verktøy for å effektivisere det operative granskingsarbeidet.
Slike verktøy vil kunne videreutvikle to aktuelle metoder:
- Rekonstruksjonssystematikk – Dvs. en strengt kronologisk tidsfremstilling av de vesentligste funn under granskingen.
- «Røde flagg» – Systematikk basert på opplisting av funn om indikasjoner på aktuelle hendelser som kan ha betydning for en granskingshypotese eller konklusjon. Det kan være en konkret e-post, et møte, en flyreise, et møtereferat, en fordelsoverføring (gave), en mobilmelding, et medieoppslag, en vitneobservasjon, et utdrag fra et intervjureferat mv.
Trinn 3: Årsaksanalyse
Rotårsaksanalyser er et viktig element som del av en profesjonell gransking.
Rotårsaksanalyser er et viktig element som del av en profesjonell gransking.
I tillegg til å ha en mekanisme for å reagere på spesifikke uønskede hendelser med gransking, bør organisasjoner og virksomheter i sitt forebyggende program, integrere læring fra hendelsene i sine retningslinjer, opplæring og kontroller. For å gjøre dette, må granskingsoppdrag inkludere analyser av de underliggende årsakene til den uønskede hendelsen for å kunne forhindre at det skal skje igjen.
Under følger et eksempel fra en granskingsrapport med rotårsaksanalyse:
«Under arbeidet har vi benyttet KA-modellen, vår trinnvise modell, som bygger på mange års erfaring med å håndtere hendelser. Vi har foretatt intervjuer av mer enn 60 personer, gått gjennom om lag 30.000 e-poster og et enormt antall dokumenter. Med hjelp fra tekniske sakkyndige, har målrettet fakta-innhenting, årsaksanalyse og rekonstruksjoner gjort det mulig å avdekke hva som har foregått, hvordan og hvorfor.»
Her følger en beskrivelse av de aktuelle bakenforliggende årsakene:
«Som en vesentlig del av granskningen har granskningsteamet vurdert hva det var som muliggjorde mislighetene og hvorfor de ble utført. Granskningen har identifisert utfordringer med (virksomhetens) organisering, og at (virksomhetens) ledelse ikke evnet å gjennomføre nødvendige endringer selv om den var klar over problemer med organisasjonen. Videre peker granskningen på mangler i (virksomhetens) internkontroll og kvalitetssikring, og på mangler i dens sikkerhetskultur …»
Som oppfølging til den aktuelle årsaksaksanalysen, ble det gjort en rekke tiltak for å styrke arbeidet med etikk både gjennom organisering, tydeliggjøre etiske retningslinjer, konsekvenser ved brudd på etiske retningslinjer, dilemmatrening og opplæring i etikk for ansatte.
Trinn 4: Granskingsrapporten (“Statement of facts”)
Granskingsrapporten er et vesentlig dokument ettersom det skal oppsummere hele granskingsarbeidet inklusive årsaksanalysen og gjenopprettingstiltak.
Å skrive en god granskingsrapport er en utfordrende oppgave ettersom den skal gjenspeile formålet med oppdraget og redegjøre for resultatene på en svært nøktern, uavhengig og objektiv måte fri for antakelser og spekulasjoner.
Faktumdel av rapporten skal gi en kronologisk og oversiktlig beskrivelse av hendelsen slik den er rekonstruert med henvisning til dokumentasjon. Deretter følger årsaksanalysen og til slutt en sammenfatning med anbefalinger til forbedringstiltak.
Rapporten skal være egnet som beslutningsgrunnlag hos oppdragsgiver for de videre trinn i modellen.
Juridiske vurderinger av resultatet av granskingen bør ikke være en del av granskingsrapporten, men kunne bestilles og utarbeides som en av aktuelle etterfølgende prosesser.
Granskingsrapporten skal være:
- Oversiktlig og pedagogisk
- Skal hjelpe leseren til å finne frem til hvor de enkelte opplysninger finnes i saken
- Dokumenthenvisninger skal vise hvor de viktige opplysninger finnes
- Skal informere om hva som har kommet frem under granskningen
- Skal informere om hvordan gransker har kommet frem til resultatet
Juridiske vurderinger av resultatet av granskingen bør ikke være en del av granskingsrapporten, men kunne bestilles og utarbeides som en av aktuelle etterfølgende prosesser.
Trinn 5: Etterfølgende prosesser
Granskingsrapporten og granskingsresultatet slik det er presentert og dokumentert, vil danne grunnlaget for etterfølgende prosesser. Hvilke dette er, vil være avhengig av oppdragets karakter, art og formål og ikke minst, naturlig nok, avhengig av resultatet av granskingen.
En varsling om f.eks. mistanke om mulig korrupsjon i en kommune i forholdet mellom kommunens leverandører og representanter fra kommunen, kan i noen tilfeller avkreftes gjennom en grundig granskingsprosess; i andre tilfeller kan granskingen ha som resultat at det er sannsynlighetsovervekt for at et alvorlig forhold har skjedd. De etterfølgende prosessene vil da kunne omfatte:
- Kommunikasjon eksternt/internt
- Myndighetskontakt (selvrapportering til myndighetene)
- Avklaring av forholdet til parter og relevante interessenter
- Kontraktsforhold til leverandører
- Sakkyndige uttalelser
- Sivile prosesser og søksmål
- Arbeidsrettslige vurderinger
- Strafferettslige vurderinger
Trinn 6: Gjenoppretting, forebygging
I noen tilfeller vil en granskings hovedformål ikke være sanksjoner eller rettslig forfølgning, men en klargjøring av hendelsen og årsaksforhold for å unngå at en uønsket hendelse skal skje igjen.
Aktuelle gjenopprettende tiltak kan være:
- Forslag til tiltak i organisasjonen
- Forbedring av internkontrollen
- Utvikling av compliance-programmet
- Implementere; eventuelt forbedre varslingssystemet
- Kartlegging av etisk nivå og hvordan etiske dilemmaer håndteres
- Opplæringsprogrammer med fokus på dilemmatrening og etisk beslutningsmodell
- Kulturbygging fra ledelsesnivå
- Utvikling av en integritets- og åpenhetskultur
- Generell styrking av forebyggende tiltak
Potensielle fallgruver ved granskinger
En type fallgruve som vi ha sett eksempler på, er at granskingsarbeidet får preg av å være basert på politilignende metoder; dvs. ved bruk av metoder som politiets etterforskere har rettslig anledning til å benytte seg av, men som ikke hører hjemme i en privat gransking.
Det betyr at en gransker ikke kan benytte seg av etterretningsmetoder, skjult overvåkning (spaning), og selvfølgelig ikke bruk av tvangsmidler eller kommunikasjonskontroll. Granskeren skal være forsiktig med taktiske grep under arbeidet, som f.eks. samtidighet ved intervjuer for å unngå samsnakking, å love anonymitet ved innhenting av informasjon mv.
Granskingsarbeidet skal være mest mulig transparent og ikke oppleves som noen form for forfølgelse eller urettmessig påvirkning.
Granskingsarbeidet skal være mest mulig transparent og ikke oppleves som noen form for forfølgelse eller urettmessig påvirkning.
Granskingen skal gjennomføres så raskt som mulig og slik at ingen unødig utsettes for mistanke eller ulempe. Berørte skal oppleve at rettsikkerheten blir ivaretatt fullt ut. Granskingsmetodikken skal være kontradiktorisk; ikke inkvisitorisk.
Fallgruver kan innbefatte prosessuelle og metodiske svakheter, ofte med årsak i manglende kompetanse og erfaring. En risiko er at granskeren går i den fellen det er å levere det gransker oppfatter som et ønsket resultat fra oppdragsgivers side. Da blir resultatet et bestillingsverk basert på «What you look for is what you find».
Dårlig budsjettstyring og kostnadskontroll er med på å svekke tilliten til både et konkret resultat og til instituttet privat gransking.
Avslutningsvis vil jeg gjerne knyttet noen kommentarer til det som kanskje er det mest utfordrende ved en gransking; gjennomføring av intervjuer og da særlig intervjuer av berørte personer. Her er fallgruvene mange og i noen tilfeller skjebnesvangre.
Gjennomføring av intervjuer under gransking
Intervju er ett blant flere granskningsskritt, men kanskje det viktigste. Det er fortsatt hos involverte mennesker det kan hentes for saken, avgjørende informasjon.
Intervjuteknikk og metoder har opp gjennom årene blitt utviklet ved bruk av ulike «skoler», teknikker og metoder. Politiets avhørsmetoder har gjerne dannet grunnlaget for slike skoler og har gjennomgått en betydelig utvikling med sterkt fokus på den avhørtes situasjon og rettssikkerhet.
Utviklingen har gått mot at intervjusituasjonen skal være betryggende for den intervjuede og det skal være god kommunikasjon og dokumentasjon. Formålet er informasjonsinnhenting basert på muligheten for å gi en fri forklaring uten å bli avbrutt.
Både under granskingsarbeidet totalt sett og under et intervju med en berørt, skal granskningen søke å klarlegge både det som taler mot og det som taler til fordel for vedkommende.
Både under granskingsarbeidet totalt sett og under et intervju med en berørt, skal granskningen søke å klarlegge både det som taler mot og det som taler til fordel for vedkommende.
En fri forklaring er en vesentlig forutsetning ved et granskingsintervju. Forskning har vist at intervjuere avbryter etter gjennomsnittlig 7,5 sekunder. Dette medfører at Informasjon går tapt, granskeren bryter den intervjuedes konsentrasjon og den intervjuede vil etter hvert tilpasse sine svar. Dette resulterer i stadig kortere svar og den intervjuede taper motivasjonen for detaljer. I stedet for å oppmuntre til god dialog til sakens beste, «dreper» granskeren kommunikasjonen.
Intervjuet må være godt planlagt og forberedt med både spørsmålsliste og aktuell dokumentasjon for gjennomgang med den intervjuede. Intervjuet bør alltid starte ved bruk av åpne spørsmål for å fremme intervjuobjektets konsentrasjon og kommunikasjon. Åpne spørsmål oppfordrer intervjuobjektet til å tenke og gi en lengre og mer detaljert forklaring.
Ved bestilling av granskingsoppdrag der slike intervjuer vil være en sentral del, er det avgjørende for oppdraget at granskeren kan fremvise kompetanse og erfaring innen dette fagfeltet.
_________________________________
Artikkelen er basert på foredrag for FKTs Kontrollutvalgslederskole, Clarion Hotel Oslo Airport, 15. oktober 2025 med tittel: «Hvilke feller bør kommunen eller kontrollutvalget unngå hvis det skal gjennomføres særskilte undersøkelser/gransking?».
Lenke til kontroll & revisjon nr. 1/2026: