Nedenfor gis det en praktisk beskrivelse av håndteringen av varslingssaker på arbeidsplassen. Beskrivelsen er generell og basert på erfaring fra håndtering av flere enn ett tusen varslingssaker.
Innledning
Enhver varslingssak er unik. Både fordi personene som er involvert har egne subjektive oppfatninger og fordi ingen hendelsesforløp eller årsaker til varsling er lik. Saken kan for eksempel ha sin rotårsak i årelange konflikter på eller utenfor arbeidsplassen, konkrete hendelser, unnlatelser, observasjoner som er gjort på avstand, rykter, subjektive oppfatninger, misforståelser, feil forståelse av lover og regler, ulike oppfatninger av rutiner eller retningslinjer, misnøyde med arbeidstidsordninger, omorganisering, forfremmelser, mistillit, inhabilitet, utnyttelse av stilling/posisjon til private formål, mistanke om bestikkelse, ulovlig påvirkningshandel eller andre former for økonomisk kriminalitet og misligheter.
Dette er bare noen av årsakene til varsling. Selv om ikke årsaken til et varsel er en konflikt, oppstår det gjerne konflikt mellom en eller flere personer i hendelsesforløpet etter en handling, unnlatelse eller hendelse som utløser varselet.
Dramathrilleren «Heksejakt» på TV 2 Play fra 2020 gir et innblikk i noe av dynamikken som kan oppstå i en varslingssak. Den viser også hvor krevende det kan være å stå i en varslingssak.
Den mest alvorlige feilen som kan gjøres av arbeidsgiver, er å tro at det går over av seg selv. En annen alvorlig feil er å gjøre vondt verre gjennom en lite gjennomtenkt håndtering av varselet.
Den mest alvorlige feilen som kan gjøres av arbeidsgiver, er å tro at det går over av seg selv.
Mange forteller at den største belastningen de ble utsatt for, var gjennom måten undersøkelsen skjedde på, og ikke selve innholdet i varselet. Derfor må arbeidsgiver være godt forberedt når varslingssaken kommer. Det er for sent å tenke gjennom hva du skal gjøre når du står i problemer som du innser at du skapte selv.
Denne artikkelen gjennomgår noen sentrale momenter som kan bidra til å gjøre saksbehandlingen trygg og god, uten at det skapes unødvendig belastning for varsler, omvarslede eller andre berørte. Her beskrives noen fellestrekk som kan være nyttige å ha kunnskap om for arbeidsgiver, varsler og omvarslede (den det varsles på).
Noen grunnleggende krav til arbeidsgiver
Dette er noen av de sentrale pliktene arbeidsgiver har i varslingssaker på arbeidsplassen:
- Utarbeide og ajourføre rutiner for varsling.
- Sørge for at arbeidsgiver mottar og registrerer varsler, uavhengig av hvordan varselet gis, når, hvor eller av hvem.
- Undersøke varsler innen rimelig tid.
- Forhindre at varsler utsettes for gjengjeldelse.
- Utvise omsorg for alle som er berørt av saken på arbeidsplassen.
- Beskytte varsler, omvarslede og andre på arbeidsplassen mot et uforsvarlig arbeidsmiljø.
- Ivareta personvernet til alle berørte.
Disse kravene forutsetter at det er gjennomtenkte løsninger for organisering av arbeidet med saksbehandlingen, opplæring av de som skal undersøke og saksbehandle saken, saksbehandlingsrutiner og gjennomtenke løsninger for planlegging, gjennomføring, rapportering og avslutning av varslingssaker. Flere av disse kravene omtales nedenfor.
Organisering
De som skal saksbehandle varselet må være habile. Det betyr at personer som undersøker saken, eller deltar i saksbehandlingen, ikke må ha en stilling eller posisjon i forhold til varsler eller omvarslede som skaper mistillit til deres behandling av saken.
Oppfatning av habilitet i denne sammenheng bør inkludere personer som av ulike grunner står i nært forhold til hverandre eller som har et åpenbart motsetningsforhold til hverandre. Derfor bør ikke personer som har et kjæresteforhold til varsler eller omvarslede, saksbehandle varselet. Det samme gjelder tidligere samboere eller ektefeller der varsler eller omvarslede kan oppleve at tilbakelagte konflikter kan påvirke saksbehandlingen.
Det bør utpekes personer i virksomheten som kan delta i undersøkelse av varsler. På denne måten kan de forberede seg, få opplæring og sette seg inn i krav til saksbehandlingsregler for undersøkelsen. Sammensetningen av undersøkelsesgruppen bør ta hensyn til kjønn, kompetanse, tjenestested og andre momenter som kan bidra til å sikre tillit til undersøkelsen. I en sak som gjelder mistanke om seksuell trakassering av yngre kvinnelige ansatte, er det neppe en god idé at intervjuet med de som er utsatt for trakasseringen gjøres av godt voksne menn.
Noen arbeidsgivere velger å sette ut alle undersøkelser av varsler til eksterne. Det er både fordeler og ulemper ved det. Arbeidsgiver kan miste kontroll over fremdrift, kostnader og måten saken håndteres på, ved å stole blindt på eksterne aktører som undersøker saken.
Noen arbeidsgivere velger å sette ut alle undersøkelser av varsler til eksterne. Det er både fordeler og ulemper ved det.
Det er mange eksempler på at eksterne har skadet arbeidsgiver og påført unødig belastning for de som er involvert. Derfor kan det være en fordel å kunne undersøke saker internt, men benytte eksterne dersom det ikke er andre muligheter. Opprettelse av Varslingsråd internt, kan være en god løsning for mange arbeidsgivere.
Rutiner og saksbehandlingsregler
Rutinene for varsling skal være lett tilgjengelig på arbeidsplassen og kjent for alle arbeidstakere, både faste og midlertidig ansatte. Det er vanlig at disse legges ut på intranettet sammen med annen relevant informasjon som gir svar på en rekke spørsmål om varsling. Samme sted bør det legges ut informasjon som gir både varslere og omvarslede, svar på spørsmål de har.
Fyldig informasjon om hva som kan forventes under saksbehandlingen av saken, hvem som undersøker saken, hvordan undersøkelsen gjennomføres, hvilke rettigheter og plikter de selv har, er bare noen av de temaene som bør omhandles på intranettet. Informasjonen som legges ut bør være korrekt, presis og skrevet på en måte som gir både varsler og omvarslede god forutsigbarhet om hvilke spilleregler som gjelder og hva de kan forvente.
Rutiner i denne sammenheng er noe annet enn saksbehandlingsregler som beskriver måten undersøkelsen skal gjennomføres på.
I hver undersøkelse bør det derfor utarbeides egne saksbehandlingsregler som både er basert på de generelle rutinene og overordnede saksbehandlingsregler som gjelder for virksomheten, og de spesifikke reglene som gjelder i den aktuelle saken.
Saksbehandlingsreglene skal inneholde mandatet for undersøkelsen, rettigheter og plikter for de som er involvert, beskrivelsen av måten undersøkelsene gjennomføres på, særlig i forhold til intervjuer, tilgang til dokumenter, elektronisk lagret informasjon, rapportering og avslutning av saken. Saksbehandlingsreglene bør avklare hvordan de som undersøker saken skal forholde seg til anonym informasjon eller informasjon de mottar under forutsetning av det ikke videreformidles til noen.
Saksbehandlingsreglene bør utformes slik at de kan sendes til varsler, omvarslede og andre personer som blir invitert til intervju om hendelsesforløpet. Formålet er å besvare de fleste spørsmål disse personene har eller vil komme til å stille under saksbehandlingen. Samtidig er saksbehandlingsreglene et godt styringsverktøy for de som undersøker saken.
Grunnleggende prinsipper for undersøkelsen
Det er flere grunnleggende prinsipper for behandling av varsler som saksbehandlere må ta hensyn til ved planlegging og gjennomføring av undersøkelsen.
Det viktigste er å sørge for størst mulig forutsigbarhet for både varsler og omvarslede. Deres frykt eller usikkerhet er ofte knyttet til manglende kunnskap om fremgangsmåten, hva de kan forvente, hva de har krav på (rettigheter) og hva de må bidra med (forpliktelser).
For kommunal sektor og andre virksomheter som er underlagt offentleglova, må det tas hensyn til offentlighetsprinsippet. Dette er også et etisk prinsipp som strekker seg lengre enn spørsmål om hvem som har rett til innsyn og hva. Prinsippet innebærer at saksbehandlingen skal tåle dagens lys dersom det stilles kritiske spørsmål til måten undersøkelsen ble gjennomført på. Ivaretakelse av viktige rettssikkerhetsprinsipper skal kunne forklares til de som stiller spørsmål om det. Offentlighetsprinsippet må balanseres mot hensynet til å sikre konfidensialitet.
Offentlighetsprinsippet må balanseres mot hensynet til å sikre konfidensialitet.
Etterprøvbarhetsprinsippet går ut på at andre skal kunne ettergå eller etterprøve resultatet av undersøkelsen og de konklusjoner som er truffet.
Undersøkelsesprinsippet handler om at saken skal undersøkes i henhold til mandatet og at undersøkelsen skal være forsvarlig og i samsvar med lover, regler, rutiner og saksbehandlingsreglene for undersøkelsen.
Omsorgsplikten
Arbeidsgivers omsorgsplikt følger blant annet av arbeidsmiljøloven § 2 A-3 nr. 2:
«Arbeidsgiver skal særlig påse at den som har varslet, har et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Dersom det er nødvendig, skal arbeidsgiver sørge for tiltak som er egnet til å forebygge gjengjeldelse.»
Dersom arbeidsgiver ikke ivaretar sin omsorgsplikt, kan det lede til erstatningsansvar for gjengjeldelse.
Risiko som kan oppstå under behandling av varslingssaken
Det kan oppstå situasjoner som innebærer risiko for at varsler, omvarslede og andre berørte opplever et uforsvarlig arbeidsmiljø når varselet blir kjent. Det er en risiko for uforsvarlig arbeidsmiljø både før, under og etter saksbehandlingen av varselet.
Arbeidsgiver plikter å planlegge og utforme arbeidet slik at det legges vekt på å forebygge skader og sykdommer (arbeidsmiljøloven § 4-1 nr. 2).
Arbeidsmiljøloven har også tydelige krav til det psykososiale arbeidsmiljøet (§ 4-3 nr. 1):[1]
- «Arbeidet skal organiseres, planlegges og gjennomføres slik at de psykososiale arbeidsmiljøfaktorene i virksomheten er fullt forsvarlige ut fra hensynet til arbeidstakernes helse, sikkerhet og velferd.
- Psykososiale arbeidsmiljøfaktorer er i tillegg til forhold som nevnt i tredje til sjette ledd blant annet
- uklare eller motstridende krav og forventninger i arbeidet
- emosjonelle krav og belastninger i arbeid med mennesker
- arbeidsmengde og tidspress som innebærer ubalanse mellom arbeidet som skal utføres, og den tiden som er til rådighet
- støtte og hjelp i arbeidet.
- Arbeidet skal legges til rette slik at arbeidstakers integritet og verdighet ivaretas.
- Arbeidet skal søkes utformet slik at det gir mulighet for kontakt og kommunikasjon med andre arbeidstakere i virksomheten.
- Arbeidstaker skal ikke utsettes for trakassering, herunder seksuell trakassering, eller annen utilbørlig opptreden. Med trakassering menes handlinger, unnlatelser eller ytringer som har som formål eller virkning å være krenkende, skremmende, fiendtlige, nedverdigende eller ydmykende. Med seksuell trakassering menes enhver form for uønsket seksuell oppmerksomhet som har som formål eller virkning å være krenkende, skremmende, fiendtlig, nedverdigende, ydmykende eller plagsom.
- Arbeidstaker skal, så langt det er mulig, beskyttes mot vold, trusler og uheldige belastninger som følge av kontakt med andre.
- Departementet kan i forskrift gi nærmere bestemmelser om gjennomføringen av kravene i denne paragraf»
Arbeidsgiver har dessuten en plikt til å beskytte arbeidstaker mot sjikane, trakassering eller annen utilbørlig eller krenkende adferd fra personer utenfor virksomheten, slik som kunder, leverandører og andre.
Det må derfor gjennomføres tiltak som reduserer risikoen for varsler, omvarslede og andre som er direkte berørt av saken. Disse tiltakene må iverksettes og evalueres parallelt med undersøkelse av saken.
Planleggingen av undersøkelsen
Planleggingen går som regel ut på å avklare fremgangsmåten for kartlegging av hendelsesforløpet, innhenting av dokumenter og/eller elektronisk lagret informasjon, kommunikasjon med berørte, gjennomføring av intervjuer, rapportering av funn, og fremleggelse eller presentasjon av resultatet for den eller de som skal fatte beslutninger i saken.
Undersøkelsen organiseres gjerne som et prosjekt med utvalgte deltakere og inkluderer milepælsplaner, budsjett- og ressursplanlegging, organisatoriske valg, målstyring, ledelse, kommunikasjon, rapportering, og kommunikasjon med representant for arbeidsgiver. Innholdet i planleggingen skal være basert på mandatet for undersøkelsen.
Det må tas hensyn til eventuelle uforutsette hendelser. Av og til utvikler saken seg til å handle om noe ganske annet enn hva det ble varslet om. Planene må derfor kunne endres i samsvar med de opplysningene som kommer frem gjennom undersøkelsen.
Noen av de momentene som inngår i planleggingen er sikring av verdier for å hindre ytterligere økonomisk tap og sikring av informasjon for å hindre at noe slettes eller manipuleres.
Planleggingen innebærer at det må avklares hvordan informasjon skal innhentes, når og fra hvem. Det krever kunnskap om lover og regler for hvordan informasjon kan innhentes. Plan for innhenting av dokumentasjon og gjennomføring av intervjuer står ofte sentralt. Rekkefølgen for utførelse av oppgaver og hvem som skal intervjues når, inngår i planleggingen. De taktiske og tekniske vurderingene starter derfor allerede i planleggingen av undersøkelsen.
Samtidig skal det legges en plan for hvordan det skal kommuniseres med Varslingsrådet og eventuelle andre som har behov for informasjon fra undersøkelsen. Det skal også planlegges hva rapporten fra undersøkelsen skal inneholde med bakgrunn i mandatet. Oppbevaring av informasjon, arkivering av opplysninger og innsynsrett er andre spørsmål som må gjennomtenkes på planleggingsstadiet.
Gjennomføringen
Forundersøkelse
Det bør vurderes om det er grunnlag for å gjennomføre en form for forundersøkelse før det iverksettes en mer omfattende undersøkelse. En forundersøkelse kan gå ut på å undersøke helt sentrale deler av det bevistemaet som står sentralt. Det kan være spørsmål om det er mulig å avklare om en bestemt person var på det stedet det er anført at vedkommende skal ha oppholdt seg da det kritikkverdige forholdet skal ha skjedd. Et annet spørsmål kan være om den sentrale informasjonen er tilgjengelig eller kan være endret, manipulert eller slettet.
Forundersøkelsen kan gå ut på å avklare om saken er et kritikkverdig forhold etter arbeidsmiljøloven eller kun gjelder én bestemt person, og forhold som ikke åpenbart krever undersøkelse i samsvar med varslingsrutinene. Forundersøkelsen kan også bidra til å avdekke om saksforholdet skal henvises til HR, nærmeste leder, myndighetsorgan eller andre.
Dersom det etter en forundersøkelse igangsettes undersøkelse skal undersøkelsen gjennomføres slik saksbehandlingsreglene angir.
Intervju
Intervjuer krever forberedelser. Flere faktorer spiller inn på hvordan den som intervjues opplever samtalen.
Det viktigste er kanskje at de som gjennomfører intervjuet ikke har gjort seg opp en mening om hva som har skjedd før intervjuobjektet får anledning til å gi sin versjon. Det kan forhindre at de som gjennomfører intervjuet går i den klassiske bekreftelsesfellen, der de som intervjuer kun leter etter hva som støtter dere egen oppfatning av saksforholdet og ikke oppfatter de andre relevante sidene av saksforholdet som intervjuobjektet forklarer seg om.
Mange opplever sannsynligvis at intervjuer i en varslingssak er blant de mest ubehagelige opplevelsene de kan bli utsatt for på arbeidsplassen. Derfor må den som leder intervjuet sørge for at intervjuobjektet har best mulig forutsetninger for å forstå hvordan intervjuet legges opp, hvilke rettigheter og plikter vedkommende har, om det er adgang til å ha med seg bisitter, hvem som mottar informasjon om den forklaringen som er gitt, hvilke muligheter det er for intervjuobjektet å vite hva andre har forklart eller hvordan forklaringen vil bli brukt i rapport fra undersøkelsen.
Før vedkommende innkalles til intervju, må det være gjennomtenkt hvordan intervjuet skal gjennomføres, hvor og av hvem. Derfor anbefales det å utarbeide en skriftlig redegjørelse for de spørsmålene det antas at intervjuobjektet har, før noen innkalles til intervju. Der bør det fremgår hvordan intervjuet er lagt opp. Deler av denne informasjonen bør gis muntlig når avtale om tid og sted for intervjuet gjøres. Når avtalen er gjort bør den som skal intervjues få tilsendt den skriftlige redegjørelsen for måten intervjuet er planlagt gjennomført på.
Når intervjuet starter bør de samme opplysningene gjentas for å være sikker på at den som skal intervjues er kjent med måten intervjuet er planlagt gjennomført på. Samtidig beskrives rettigheter og eventuelle plikter intervjuobjektet har.
Intervjuobjektet bør gis god mulighet til å gi en fri forklaring om de forhold saken gjelder, uten avbrytelser. Det krever at de som gjennomfører intervjuet er aktive lyttere. Når den sammenhengende og frie forklaringen er gitt, åpnes det for å gjennomgå naturlige deler av forklaringen for å utdype, beskrive mer detaljert og avklare eventuelle misforståelser.
Måten intervjuet skal nedtegnes og hvem som skal gis anledning til å lese gjennom referat fra samtalen, må være avklart på forhånd og del av den introduksjonen som er gitt intervjuobjektet på forhånd.
Bevis og bevisvurdering
De som undersøker varselet, skal innhente relevant og nødvendig informasjon for å avklare hva som er sannsynlig. Der det ikke avdekkes noe sannsynlig hendelsesforløp, er det ikke grunnlag for å gi noen konklusjon.
De som gjennomfører undersøkelsen, skal ikke gjette eller basere sine konklusjoner på rykter eller forhold som ikke kan ettergås. I dette ligger et krav om måten informasjonen innhentes på for å være etterprøvbar, men også måten tilgjengelig informasjon analyseres på.
Det må angis tydelig hvilke beviskrav som er lagt til grunn. Under bevisvurderingen skal det foretas avveininger av all den informasjonen som er tilgjengelig. Det er analysene eller sammenstillingen av all informasjon som er innhentet, som danner grunnlag for det skal rapporteres.
Rapporten
Mange undervurderer hvor lang tid det tar å skrive rapport fra undersøkelsen. Derfor er det ofte en god idé å starte på arbeidet med rapporten i planleggingsfasen, og deretter utforme utkast til rapport underveis.
Dette er eksempler på hvordan rapporten kan inndeles i kapitler:
- Sammendrag
- Mandat og avgrensning
- Metodebeskrivelse
- Detaljert beskrivelse av relevante faktiske forhold
- Eventuelle vurderinger som er gjort av kritikkverdige forhold
- Konklusjoner
- Eventuelle anbefalinger
- Eventuelle vedlegg
Rapporten bør være oversiktlig, ryddig og i et godt språk som er lettlest for de som er uinnvidd i saken. Skrivefeil kan ødelegge inntrykket av kvaliteten på rapporten og det arbeidet som er gjort.
Beskrivelse av hendelsesforløp bør være mest mulig nøktern og objektiv, uten bruk av adjektiver eller malende beskrivelser. Innholdet i rapporten må balanseres slik at det ikke gis et skjevt inntrykk at hendelsesforløpet eller at leseren forledes til å trekke feilaktige slutninger etter å ha lest rapporten.
Det kan være flere hensiktsmessige måter å rapportere resultatet av undersøkelsen på. Det behøver ikke å være en rapport på mange sider. Rapporteringen kan gjøres i en PowerPoint-presentasjon eller på andre måter som gir Varslingsrådet den informasjonen de trenger for å ta sine beslutninger.
Avslutningen
Undersøkelsen avsluttes gjerne med at Varslingsrådet i virksomheten treffer en konklusjon basert på den undersøkelsen som er gjort.
Undersøkelsen er ikke avsluttet før det er bestemt hvor og hvordan materiale fra undersøkelsen skal arkiveres og hvem som skal ha tilgang til det. Disse spørsmålene bør være besvart i planleggingsfasen og gjøres naturlig nok i samråd med Varslingsrådet
_________________________________
Note:
[1] Endret med ikrafttredelse 01.01.2026
_________________________________
Lenke til kontroll & revisjon nr. 3/2026: