Hvordan kan jeg bidra til å spille kontrollutvalget gode? Og kan jeg i tillegg bidra til å skape engasjement og interesse for kontrollutvalgets arbeid i kommunestyret? I artikkelen deler jeg noen tanker om hvordan jeg har tenkt å forberede meg til den nye valgperioden – det er klart for sesongstart.
Sekretariatet som treneren for laget
Bodø/Glimt viste lenge klassespill, men ble ikke regnet med i tetsjiktet. Sånn på ordentlig. De var som en liten mygg. De drev med sitt, men hadde en egen evne til å slå til når de fikk teften av viktige situasjoner. Med full tilstedeværelse og godt plasserte stikk kan myggen som kjent erte på seg en gråstein. Mygg kommer og går, men Bodø/Glimt har vokst seg stor og etablert seg i tetsjiktet. Det medfører status og anerkjennelse, noe som fører til at de blir sett og lyttet til. Små mygg kan bli store, og anerkjent for det de gjør. Det kan også kontrollutvalgene.
Bildet er en god illustrasjon på hvor mye det betyr å prestere, og å lykkes i sitt oppdrag. Fotball er lagspill, og i laget kjenner alle sin rolle og hva som forventes av den enkelte.
Universitetslektor Mads Skauge er idrettssosiolog og har forsøkt å sette Bodø/Glimts suksess i en universitetsfaglig kontekst, og han har bl.a. uttalt dette:
"Glimts pedagogiske tilnærming er interessant. Det er flere i klubben med lærerutdanning, noe som er en veldig god basis. Se bare på Nils Arne Eggen, Drillo og Ståle Solbakken, som alle er lærerutdanna. Det samme er Kjetil Knutsen. Det hjelper ikke med kunnskap om man ikke kan formidle den på en enkel og klar måte."
Videre sier han at det er en sosiokulturell tilnærming til læring, der prinsippene om læring i fellesskap står sterkt, og det settes større søkelys på å prestere fremfor resultat[1].
Hva har så dette med kontrollutvalget og sekretariatet å gjøre? Mads Skauge har et viktig poeng når han sier at det ikke hjelper med kunnskap om den ikke kan formidles på en klar og enkel måte.
Jeg fikk en slags aha-opplevelse når jeg tilfeldigvis kom over dette siden jeg opplever at mange kontrollutvalgsmedlemmer synes det tar tid å komme inn i rollen. Opplæringsoppleggene jeg har kjørt har inneholdt informasjon om alt fra hva et kontrollutvalg er, til verktøyene de bruker. Lovhenvisninger har vært med, og jeg har brukt illustrasjoner om egenkontrollen med piler i alle retninger. I etterpåklokskapens tegn er det lett å tenke at det ble for komplisert, for lydige tilhørere har nikket og smilt, men ikke sagt stort. Jeg er riktignok ingen lærer, men jeg har bestemt meg for å hente inspirasjon fra trenerjobben som Kjetil Knutsen gjør for Bodø/Glimt.
Nå er det en ny kontrollutvalgssesong, og grunnlaget for jobben legges i starten av perioden. Som kontrollutvalgets trener vil jeg lage en plan for opplæringen og hvordan laget kan prestere. Jeg vil forsøke å få frem kontrollutvalgets rolle og oppgaver på en enkel måte som skaper interesse og entusiasme for arbeidet. Dersom opplæringen blir for altomfattende, kan det skape avmakt og laber interesse.
Nå er det en ny kontrollutvalgssesong, og grunnlaget for jobben legges i starten av perioden.
Enkelt innebærer det å ta det litt «pø, om pø», øve og sette delmål underveis. Jeg har kommet frem til at jeg må ta det grunnleggende først, gjerne kombinert med eksempler slik at det kan kobles til reelle situasjoner. Bruk av case er fint for å bruke lærdommen til å reflektere over hvordan de vil agere i ulike situasjoner.
Videre vil jeg anbefale de å delta på så mye kurs som mulig, noe som er i tråd med signalene i NKRFs spørreundersøkelse blant kontrollutvalgsmedlemmer. Blant tilbakemeldingene om hvilke gode råd de har for nye medlemmer, så anbefaler mange å delta på kurs, samlinger og opplæring for å få oversikt over kontrollutvalgets rolle, oppgaver og ansvar. Det er ikke så rart, for opplæring med ulike perspektiv gir større innsikt og et bedre øvingsgrunnlag.
Et trygt kontrollutvalg er et godt kontrollutvalg
Men hva er utgangspunktet i oktober? Er det et lag med erfaring og en allsidig bakgrunn, eller er det mange ferske spillere med smal kompetanse? Uavhengig av om det er et kontrollutvalg med lite eller mye erfaring, så er grunnlaget for å utvikle et godt kontrollutvalg at det oppleves som et trygt kontrollutvalg. Om man er trygg i rollen, trygge på hverandre og omgivelsene, så har man lagt et grunnlag for et godt kontrollutvalg.
Som treneren for laget er det sekretariatets oppgave å sette dette på dagsorden. En forståelse for kontrollutvalgets oppgave og hvilken rolle medlemmene går inn i må ligge i bunn, men trygghet i rollen handler om mer enn det. Søkelys på tillit og åpenhet, avklaring av forventninger og sørge for en god samhandling er basisingredienser som jeg vil bruke denne sesongen.
Tillit og åpenhet
Jeg har tenkt litt over hvordan jeg kan bidra til å skape tillit og åpenhet som fagperson, men også slik at kontrollutvalget utvikler tillit til hverandre og har en åpen tone. Tillit er grunnmuren for hvordan sekretariatet kan utføre sin funksjon på en effektiv måte. Isolert sett så har lederen av utvalget et ansvar for å skape tillit innad i utvalget, men sekretariatet har en viktig rolle i å bidra til at det kan skje.
Men hva er egentlig tillit? Tillit består av de fem dimensjonene integritet, kompetanse, konsistens, lojalitet og åpenhet[2].
- Integritet er samsvar mellom det en person sier og gjør
- Kompetanse handler om personens faglige kunnskaper og mellommenneskelig ferdigheter. Har personen kompetanse/kunnskap på det som skal presenteres, og legges det frem på en god måte?
- Konsistens handler om hvordan personen oppfører seg i ulike situasjoner som er like. Følger personen faste, prinsipielle retningslinjer i handlinger?
- Lojalitet handler om hvor lojal personen er overfor utvalget og overfor hverandre. Er handlingen for egen vinning eller på utvalgets vegne?
- Åpenhet handler om at man føler en trygghet i å være ærlig, at alle opplysninger kommer frem og at det er rom for diskusjoner uten at man blir mistenkt for noe i etterkant.
Tillit og åpenhet handler også om hvor gode relasjoner utvalget har til hverandre, men også relasjonen mellom utvalget, sekretariatet, revisjonen, kommunestyret og kommunedirektøren.
Tillit og åpenhet handler også om hvor gode relasjoner utvalget har til hverandre, men også relasjonen mellom utvalget, sekretariatet, revisjonen, kommunestyret og kommunedirektøren. Å bygge tillit tar tid, og oppstarten er ekstra sårbar. Relasjonsbygging handler om å bli kjent med hverandre gjennom diskusjoner hvor det er greit å stille dumme spørsmål eller slenge en ide ut i lufta, bygge på hverandres innspill for å komme frem til en slutning man kan enes om. Min erfaring er at det er vanskelig å få til dette i nye grupper uten at de har møtt hverandre fysisk. Det vil derfor være en dårlig start om det første møtet i kontrollutvalget er et Teamsmøte.
Avklare forventninger
I et nytt utvalg er det mange usagte forventninger. For det første så handler det om hva utvalget forventer seg av hverandre, og hvilken møtekultur som etableres. For det andre så handler det om hva kontrollutvalget forventer seg av sekretariatet, av revisjonen, av kommunedirektørens orientering og av kommunestyret? Og sist, men ikke minst, hva forventer kommunestyret seg av kontrollutvalget? En forventningsavklaring vil være nyttig for å avklare disse spørsmålene. Gode avklaringer kan bidra til gode oppspill og bedre muligheter for å prestere.
Det store spørsmålet er hva kontrollutvalget vil rette oppmerksomheten mot og bruke tiden på? Da jeg satt i kommunestyret var noe av det første vi gjorde å lage oss noen punkter om hvordan vi skulle ha det, og hva vi ønsket å utrette gjennom perioden. Det hadde vi et felles ansvar for å lykkes med. Når perioden var over, så var det fint å se at vi hadde lyktes med de fleste mål – på tvers av partipolitiske skillelinjer. Det ga en god prestasjonsfølelse.
Det som faktisk overrasket i etterkant var at forventningen vi som et kommunestyre hadde, var gode ideer. Det viste seg raskt at det gjaldt å holde tak i noen av de ideene, i tillegg til alt det andre vi skulle. Jeg har tenkt å videreføre det til kontrollutvalget. Hvordan vil de ha det, og hva ønsker de å oppnå i løpet av perioden? Jeg tenker at det gjennom denne øvelsen kan komme frem noen aktiviteter som kan gjenspeiles i årsplanen og som gir en god prestasjonsfølelse.
God samhandling
Relasjonsbygging og forventningsavklaring kan bidra til å legge grunnlaget for en god samhandling. Se for deg bildet av Bodø/Glimt hvor de har lyktes med sin prestasjon; hva tror du er viktig når de skal rulle opp en scoring eller hindre et angrep? Bodø/Glimt kan lese spillet fordi de har trent på sine roller og vet hvordan de kan bruke hverandre. Det må øvelse til for å bli trygge i kontrollutvalgsspillet. For å trene på kontrollutvalgsarbeidet kan ulike oppgaver, eller «case» være fine å øve på.
Punktene som jeg har vært inne på kan med fordel avklares med leder av utvalget, for mye av dette handler også om god møteledelse. Her er det veldig ulikt hvor mye erfaring den enkelte har, kanskje lederen ønsker en innføring i møteledelse? Leder og sekretariat kan sammen lage en god plan for veien til et trygt og godt kontrollutvalg.
Kontrollutvalgsrollen – hvordan kan vi beskrive den på best mulig måte?
Kontrollutvalget er kommunestyrets redskap for egenkontrollen i kommunen. Samtidig skal kontrollutvalget opptre på en sjølstendig og objektiv måte hvor det ikke er rom for partipolitikk. I tillegg setter kommuneloven og tilhørende forskrifter ganske vide rammer for virksomheten til kontrollutvalget.
Det kan være vanskelig å formulere hva rollen går ut på med en enkel og god beskrivelse, og enda vanskeligere å forklare hvordan dette gjøres i praksis. Det er i grunnen ikke så rart at nye medlemmer i kontrollutvalgene sliter med å forstå rollen og hvordan de kan arbeide. Kontrollutvalgsvervet er en annen rolle enn hva en lokalpolitiker er «trent» til gjennom partilag og lokalpolitisk arbeid, og handler ikke om valgprogrammet til partiet.
Kontrollutvalgsvervet er en annen rolle enn hva en lokalpolitiker er «trent» til gjennom partilag og lokalpolitisk arbeid, og handler ikke om valgprogrammet til partiet.
Et kontrollutvalg må jobbe som et felles lag, og gjøre hverandre gode siden kontrollperspektivet går på tvers av politiske skillelinjer. Hvordan kan jeg da forklare dette på en enkel måte til kontrollutvalget? En inngang kan være å ta tak i innholdet i rollen, og finne frem til hvordan kontrollutvalget vil jobbe for å fylle rollen.
Ut fra kravene i lov, forskrift og anbefalinger i Kontrollutvalgsboka (KDD, 2022), har jeg laget meg sju punkter som beskriver kontrollutvalgsrollen med forslag til hvordan kontrollutvalget kan reflektere over rollen:
1. Kontrollutvalget skal bidra til at kommunen gjør sine oppgaver rettferdig, lovmessig og med god ressursutnyttelse, slik at innbyggerne kan ha tillit til tjenestene.
Det kommer ofte opp eksempler på enkeltsaker som ikke fungerer, men hvordan fungerer det på systemnivå? I den enkelte saken må utvalget bli kjent med hva som er kommunestyrets og lovens rammer for tjenesten, sett opp mot hvilke rutiner, system og ressurser administrasjonen bruker på området. Begynn med en orientering og bruk de ulike metodene i verktøykassa til å finne riktig nivå.
2. Kontrollutvalget er kommunestyrets organ og skal føre kontroll på vegne av kommunestyret.
Hva er viktig for kommunestyret, og hvordan følger kommunestyret sjøl opp saker? Er det noen områder hvor kommunestyret ønsker en endring? Hvordan kan kontrollutvalget og kommunestyret samarbeide? Er det saker som kommunestyret ikke ser, og som kontrollutvalget bør gripe fatt i?
3. Kontrollutvalgsarbeidet handler ikke om politikk – men hvordan det arbeides i organisasjonen uavhengig av hvem som sitter med makta.
Kan alle saker diskuteres uten at noe skal legges «lokk på»? Lykkes kontrollutvalget med å ha diskusjoner og vurderinger som ikke preges av partipolitikk eller utpeking av syndebukker. Kan de diskutere seg frem til felles løsninger?
4. Kontrollutvalget hverken kan eller skal lete etter alle feil i organisasjonen, de må konsentrere seg om det viktigste.
Bli kjent med ordene risiko og vesentlighet, og diskuter hva som er gode risiko- og vesentlighetsvurderinger. Hvordan kan utvalget stille spørsmål knyttet til det? Definer hensikten med aktivitetene. Hva er for eksempel hensikten med et gjennomføringen av et virksomhetsbesøk?
5. Kontrollutvalget jobber i plenum. Medlemmene jobber ikke som detektiver mellom møtene.
Hvordan forstår kontrollutvalget bestiller-rollen? Hvordan kan utvalget ta imot tips, signaler, henvendelser og jobbe med akutte forhold? Kan de bruke en eventuelt-post i hvert møte til å diskutere mulige hendelser som bør følges opp?
6. Kontrollutvalget avgjør selv om og hvordan de vil sette i gang undersøkelse av ulike forhold.
Hvilke saker faller inn under kontrollutvalgets ramme? Kontrollutvalgets rolle er å komme med anbefalinger, og de er verken klageinstans eller domstol. Har andre etater satt i gang undersøkelser?
7. Kontrollutvalget er endringsagenter og tillitsskapere som bidrar til læring og forbedring.
Hvordan kommuniserer kontrollutvalget for å oppnå ønskede endringer?
Kontrollutvalget skal bidra til læring og forbedring. Et viktig mål for meg er at kontrollutvalget må gi kommuneadministrasjonen eller selskapene inspirasjon til å lykkes med det som det pekes på.
Kontrollutvalget skal bidra til læring og forbedring.
Kommunikasjon er vanskelig hvis man ikke deler samme situasjonsforståelse. Sterke meninger og følelser som kommer til uttrykk i feil situasjoner, kan iblant føre til at kommunikasjonen låser seg med påstand mot påstand. Jeg anbefaler at kontrollutvalgene utarbeider en kommunikasjonsstrategi slik at de kan ha et bevisst forhold til hvilke situasjoner som kan være krevende og hva som kjennetegner en god kommunikasjon i ulike situasjoner. En god kommunikasjon vil bidra til å styrke samhandlingen. Om kontrollutvalget forvalter rollen riktig og kommuniserer godt, blir utvalget sett på som et upolitisk organ med integritet som lyttes til.
«Det er ikke lenger tilstrekkelig at bare en person – en Ford, en Sloan, en Watson eller en Gates – lærer for hele organisasjonen. Det er rett og slett ikke mulig å skjønne alt fra toppen og få alle andre til å følge «den store strategien» De organisasjonene som kommer til å lykkes i fremtiden er organisasjoner som oppdager hvordan de kan utnytte folks engasjement og evne til å lære på alle nivåer i en organisasjon.»[3]
Kontrollutvalget og kommunestyret
Som dere skjønner er jeg litt over gjennomsnittet opptatt av samhandlingen med kommunestyret. Det er fordi kommunestyret er en av de viktigste brikkene for at kontrollutvalget skal lykkes i sitt arbeid. Kontrollutvalget er kommunestyrets sikkerhetsventil, og de er dedikert i oppgaven med å jobbe med egenkontrollen. Kontrollutvalget er som hakkespettene; alltid beredt, alltid uavhengige og alltid habile. Kontrollutvalget har tidslinja på kontrollen, og de har gode hjelpere som bidrar med et uavhengig blikk. Det gir kommunestyret en mulighet til sjøl å rydde opp i vanskelig saker.
Husker dere mine forberedelser med sekretariatet og den enkelte kommune? Jeg mener det er en stor fordel om kontrollutvalget og sekretariatet får komme inn i et kommunestyremøte tidlig perioden for å fortelle om oppgaver, rolle, forventninger til kommunestyret og invitere til samhandling. For å tenne en gnist i kommunestyret må presentasjonen være tydelig, enkel og forståelig. Jeg våger meg på følgende oppskrift:
- Bruk saker som kontrollutvalget har arbeidet med i foregående periode til å forklare hva som er kontrollutvalgets oppgave. Bruk også evalueringen om hvordan kontrollutvalget har opplevd samhandlingen mellom kommunestyret og kontrollutvalget. Kan noe gjøres annerledes?
- Skap en forståelse for at kontrollutvalget kan bidra til gode endringsprosesser gjennom læring. En vellykket endring tar utgangspunkt i at det er behov for å gjøre noe annerledes. Kontrollutvalget kan bidra med rapporter og forslag til tiltak som skal vedtas av kommunestyret. Kan kommunestyret sette av tid gjennom perioden til at revisor får presentere sine funn? Er de interessert i å skaffe seg innsikt etter oppfølgingen?
- Egenkontroll er kvalitetssikring. Det handler ikke om jakten på syndebukkene, men jakten på tillit. Kontrollutvalgets uavhengighet kan avhjelpe i skandalesaker, og de kan til og med bidra til at skandalesakene unngås. Det er fordi kontrollutvalget er politisk nøytrale og har en verktøykasse med uavhengige hjelpere. I vanskelige saker blir kommunestyrerepresentantene ofte klistret til politiske meninger eller noe de skal forsvare. Kontrollutvalget blir ofte lyttet til på en annen måte når man skal finne frem til hva som er gjort feil. Kontrollutvalgets oppgave er å avdekke mangler, og kontrollutvalgets uttalelser har en annen integritet som kan bidra til en bedre aksept for at kommunen faktisk jobber med å finne frem til manglene.
- Verktøykassa til kontrollutvalget. Det er en fin mulighet til å starte forberedelsen til plan for forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll. Er det områder i kommunen som kommunestyret mener det er knyttet risiko til eller er det områder de ønsker en gjennomgang av for å se hvordan tjenesten fungerer? Hva jobber kommunestyret med, og hva er det ikke grunn for kontrollutvalget til å gå inn på? Det er interessant for kontrollutvalget, og kommunestyret må vite at de kan bestille oppdrag fra kontrollutvalget.
Forberedelser i forkant av sesongstart
Evaluering og forberedelse må til om laget skal prestere best mulig. Flere sekretariater gjennomfører spørreundersøkelser eller evaluering av kontrollutvalgets arbeid. Det er en god måte å få innsikt i hva kontrollutvalget er fornøyd og mindre fornøyd med. Her kan det jo også tas med hvordan kontrollutvalget opplever samarbeidet med revisjonen dersom de ikke har et eget opplegg for dette.
Individuelle svar og like spørsmål vil være det beste utgangspunktet for å få ærlige svar som kan sammenlignes. Å lage en spørreundersøkelse som kan sendes ut digitalt og besvares anonymt er ikke lenger så vanskelig siden det har kommet mange programmer som gjør det mulig å lage enkle undersøkelser. Microsoft Forms eller Google skjema er eksempler på enkle verktøy for spørreundersøkelser.
Kontrollutvalgsboka (KDD, 2022) viser til at sammensetningen av medlemmene til kontrollutvalget er en viktig forutsetning for at utvalget skal fungere best mulig. Kontrollutvalget er et av få utvalg som velges på det konstituerende møtet, og i år lager jeg et lite notat til valgnemnda om valg og sammensetning av kontrollutvalget ut fra tipsene som er gitt i Kontrollutvalgsboka.
Da kan jeg i hvert fall bidra til en sterkere bevissthet om sammensetningen, og hvem som er valgbare til kontrollutvalget. Det er mye valgnemnda skal tenke på, og jeg tror at et enkelt notat på en A-4-side kan være et nyttig bidrag. Er notatet for langt blir det nok ikke lest.
Da kan jeg i hvert fall bidra til en sterkere bevissthet om sammensetningen, og hvem som er valgbare til kontrollutvalget.
I løpet av de siste møtene før sommeren hadde mine kontrollutvalg et dialogmøte med ordfører og/eller kommunedirektør hvor de evaluerte perioden og samhandlingen. Her kom de også med ønske om å få delta på folkevalgtopplæringen slik at kontrollutvalget kunne bli kjent med kommunens planer, oppgaver og folkevalgte. Dette ble godt mottatt, og jeg opplevde det som positivt.
I løpet av september er planen å gjennomføre et møte med den enkelte kommune blant mine kontrollutvalg. Hensikten er å evaluere hvordan samhandlingen mellom sekretariatet og administrasjonen har vært, få frem noen av mine ønsker og behov og lytte til kommunens ønsker og behov.
Siden det er valgår, så spør jeg hvordan folkevalgtopplæringen er tenkt, og om kontrollutvalget får delta. Jeg vil også undersøke om kontrollutvalgets oppgaver og arbeid kan presenteres for kommunestyret i forbindelse med folkevalgtopplæringen eller i et kommunestyremøte. Hensikten er å skape en bevissthet hos ordfører og kommunestyre om hvordan kontrollutvalget og kommunestyret kan bruke hverandre.
Et av de viktigste punktene er arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll, slik at kommunestyret kjenner prosessen og kan komme med innspill. Når planen skal vedtas vil det være en fordel om kommunestyret kjenner bakgrunnen for kontrollutvalgets prioriteringer.
Eksempel på hvordan opplæringen kan legges opp
For å synliggjøre hvordan jeg planlegger å legge opp opplæringen til de nye kontrollutvalgene så viser illustrasjonene nedenfor hovedtrekkene.
Mye av det jeg har vært inne på er kanskje selvsagt for mange av dere, men jeg vil altså holde på funnet til Mads Skauge den kommende sesongen. «Det hjelper ikke med kunnskap om man ikke kan formidle den på en enkel og klar måte».
Antageligvis enklere sagt enn gjort, men jeg mener det er verdt et forsøk. Enkle klosser utgjør grunnmuren, og med skreddersøm og tilpasning kan du bli treneren som bidrar til å tenne gnisten og vise hvordan vervet kan bli givende og interessant gjennom godt samspill.
Lykke til med sesongstart!
______________________________
Noter:
[1] Mads Skauge, «Derfor har de oppnådd eksepsjonelle resultater - mot alle odds». Nordnorsk debatt. 11.11.2021.
[2] Kaufmann & Kaufmann 2017, Psykologi i organisasjoner og ledelse.
[3] Roberta Wiig Berg, Kommunikasjon som fremmer læring, i Kommunikasjon for ledere og organisasjoner, redigert av Dag Ingvar Jacobsen og Jan Thorsvik, (Bergen: Fagbokforlaget, 2019, 2.utgave,).
__________________________________________
Lenke til kontroll & revisjon nr. 5/2023: